Hóa đơn điện tử là gì? Quy định, thời điểm lập và cách tra cứu

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bằng phương tiện điện tử. Từ ngày 01/7/2026, văn bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026) hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 – nghị định này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tra cứu hóa đơn tại cổng hoadondientu.gdt.gov.vn của Cục Thuế.

Cập nhật quan trọng về văn bản đang áp dụng

Nhiều bài hướng dẫn trên mạng vẫn dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cần lưu ý mốc thời gian:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP – văn bản nền về hóa đơn, chứng từ trước đây.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025) – sửa đổi 40 trong 61 điều của Nghị định 123, mở rộng diện bắt buộc dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) – hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, thay thế cả Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025. Đây là văn bản đang điều chỉnh hóa đơn điện tử ở thời điểm hiện nay.

Một thay đổi về đầu mối: Cục Thuế (thuộc Bộ Tài chính) là cơ quan quản lý và chia sẻ dữ liệu hóa đơn, thay cho Tổng cục Thuế trước đây. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng có điều khoản chuyển tiếp cho hóa đơn, biên lai giấy còn tồn của giai đoạn trước. Mốc thời gian cụ thể của từng loại chứng từ khác nhau và được hướng dẫn thêm bởi Bộ Tài chính, nên nếu đơn vị bạn còn biên lai hoặc hóa đơn giấy chưa dùng hết, hãy hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý thay vì dựa vào một mốc ngày đọc được trên mạng.

Các loại hóa đơn

Loại hóa đơn	Dùng cho
Hóa đơn giá trị gia tăng	Tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hóa đơn bán hàng	Tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; hộ, cá nhân kinh doanh
Hóa đơn thương mại điện tử	Doanh nghiệp xuất khẩu có thể truyền dữ liệu hóa đơn thương mại tới cơ quan thuế
Hóa đơn bán tài sản công	Bán, chuyển nhượng, thanh lý tài sản công
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia	Bán hàng thuộc dự trữ quốc gia
Các chứng từ khác	Tem, vé, thẻ; phiếu thu cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cũng được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là nhóm quy định được hỏi nhiều nhất những năm gần đây. Nội dung cốt lõi:

• Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng (và hộ, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng) phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Điều kiện xác định diện áp dụng ở đây là ngưỡng doanh thu, không phải danh sách ngành nghề. Mô hình bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách hay dịch vụ giải trí thường chọn hóa đơn từ máy tính tiền vì phải xuất hóa đơn liên tục tại quầy, nhưng đó là lựa chọn thực tế chứ không phải điều kiện pháp lý riêng.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xuất ngay tại thời điểm thanh toán cho khách, và theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế vào cuối ngày (trừ một số trường hợp cung cấp dịch vụ có quy định riêng).
• Khi người mua không cung cấp thông tin, phần người mua được ghi là “Bán cho người tiêu dùng”.

Thời điểm lập hóa đơn

Lập sai thời điểm là lỗi phổ biến và có thể bị xử phạt. Nguyên tắc chung:

1. Bán hàng hóa: lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2. Cung cấp dịch vụ: lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (không tính tiền đặt cọc, tiền tạm ứng để bảo đảm hợp đồng dịch vụ).
3. Tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ: theo quy định mới, khi nhận khoản này chưa phải lập hóa đơn.
4. Giao hàng nhiều lần, giao từng hạng mục: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng tương ứng.
5. Hàng hóa xuất khẩu: người bán tự xác định thời điểm lập, nhưng không muộn hơn ngày làm việc liền sau ngày hàng hóa được thông quan.
6. Dịch vụ có số lượng giao dịch lớn, cần đối soát số liệu (ngân hàng, thương mại điện tử, chứng khoán…): được lập hóa đơn sau khi đối soát xong, trong thời hạn mà nghị định quy định riêng cho từng nhóm dịch vụ.
7. Cơ sở y tế đủ điều kiện: được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày, với điều kiện người bệnh không yêu cầu hóa đơn riêng.

Cách tra cứu hóa đơn

Có hai cách tra cứu phổ biến trên cổng của cơ quan thuế:

1. Tra cứu không cần đăng nhập. Truy cập cổng hóa đơn điện tử hoadondientu.gdt.gov.vn, chọn mục Tra cứu – Tra cứu hóa đơn, nhập mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và tổng tiền thanh toán, rồi nhập mã xác thực. Hệ thống trả về tình trạng hóa đơn: đã cấp mã, hóa đơn có hiệu lực, hóa đơn bị thay thế hoặc bị hủy.
2. Tra cứu sau khi đăng nhập. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn đăng nhập bằng tài khoản được cơ quan thuế cấp, vào mục Tra cứu để xem toàn bộ hóa đơn mua – bán, xuất kết quả ra Excel và tải bản thể hiện của hóa đơn.

Khi nhận hóa đơn, hãy đối chiếu ba điểm: mã số thuế người bán, tổng tiền thanh toán, và tình trạng hóa đơn trên cổng tra cứu. Một tệp PDF “bản thể hiện” tự nó không chứng minh hóa đơn hợp pháp – giá trị pháp lý nằm ở tệp dữ liệu XML và ở trạng thái trên hệ thống của cơ quan thuế.

Việc tra cứu và các giao dịch hành chính thuế hiện gắn chặt với định danh điện tử. Nếu bạn chưa quen, có thể xem thêm về VNeID và về số định danh cá nhân, vốn đã được dùng thay cho mã số thuế cá nhân trong nhiều thủ tục.

Lưu ý để tránh rủi ro

• Lưu đồng thời tệp XML và bản thể hiện của mọi hóa đơn; chỉ lưu PDF là chưa đủ.
• Khi phát hiện sai sót, phải xử lý theo đúng trình tự: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, và với người mua là tổ chức thì phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Kiểm tra định kỳ xem nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn có bị ngừng sử dụng hóa đơn hay không, để tránh nhận hóa đơn không hợp pháp.
• Hộ kinh doanh gần ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm nên chuẩn bị phần mềm hóa đơn, máy tính tiền và đường truyền từ sớm; xem thêm cách tính thuế hộ kinh doanh.
• Nếu cần đối chiếu nghĩa vụ bảo hiểm, tiền lương khi làm sổ sách, xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần.

Câu hỏi thường gặp

Hiện nay hóa đơn điện tử áp dụng theo nghị định nào?

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/6/2026 và có hiệu lực từ 01/7/2026, hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025. Nghị định này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn nào?

Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều kiện ở đây là ngưỡng doanh thu, không phải ngành nghề.

Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ là khi nào?

Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền; tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ thì chưa lập hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu, có cần đăng nhập không?

Tra cứu tại cổng hoadondientu.gdt.gov.vn của Cục Thuế. Có thể tra cứu một hóa đơn cụ thể mà không cần đăng nhập, chỉ cần mã số thuế người bán, ký hiệu và số hóa đơn, tổng tiền thanh toán.

Dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền được gửi cho cơ quan thuế khi nào?

Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế vào cuối ngày, trừ một số trường hợp cung cấp dịch vụ được quy định khác. Nhờ vậy đơn vị bán lẻ vẫn xuất được hóa đơn ngay tại quầy thanh toán.

Thông tin chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn của chuyên gia.