Giám đốc hành chính (Chief administrative officer, CAO) là gì

Giám đốc hành chính là chức vụ quản lý quan trọng của đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, tầm quan trọng của chức vụ này tương đương với phó tổng giám đốc. Giám đốc hành chính buộc phải xử lý các công việc hàng ngày của doanh nghiệp, các loại quan hệ giao tiếp trong và ngoài doanh nghiệp, đồng thời thông qua kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và lãnh đạo thực hiện quản lý và giám soát các công việc hành chính của doanh nghiệp. Do công việc tiếp xúc rộng rãi nên yêu cầu rất cao về kiến thức, khả năng lãnh đạo đối với giám đốc hành chính.

Chức trách của giám đốc hành chính

Về nghiệp vụ:

1. Tham gia dự toán năm và điều chỉnh dự toán từng quý của doanh nghiệp, tổng hợp, đối chiếu dự doán theo tháng mà phòng ban cấp dưới trình lên đồng thời tham gia phân tích và cân đối dự toán tháng của công ty.
2. Chịu trách nhiệm công tác tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp hành chính, hoạt động quan trọng của công ty.
3. Lãnh đạo công tác phục vụ hậu cần của công ty, xây dựng môi trường làm việc tốt cho nhân viên.
4. Định kỳ tổ chức kiểm tra chức năng, kịp thời phát hiện và giải quyết vấn đề, đồng thời giám sát công tác sửa chữa, dự phòng.
5. Định kỳ tổ chức hội nghị công nhân viên để các thành viên đánh giá các ý kiến hợp lý hoá.
6. Tiếp đón khách và xử lý văn kiện hành chính quan trọng của công ty.
7. Định kỳ tổ chức kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an ninh công ty.
8. Tổ chức xử lý các công việc liên quan pháp luật, chỉ đạo, giám sát kiểm tra tình hình bảo mật công ty.
9. Phụ trách điều tiết quan hệ hợp tác giữa các hệ thống trong công ty, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
10.  Kiểm tra tình hình thực hiện của các mô hình quản lý của công ty, tập hợp ý kiến phản hồi từ các phòng ban, phân tích chỉnh lý xong báo cáo lên tổng giám đốc.
11. Nắm bắt tình hình hoạt động của hệ thống hành chính và quản lý hành chính trong công ty, kịp thời báo cáo lênn tổng giám đốc.
12. Đại diện cho công ty liên lạc và duy trì quan hệ hợp tác với các cơ quan tổ chức liên quan.

Về quản lý:

1. Tổ chức xây dựng: tham gia thảo luận xây dựng kết cấu tổ chức từ cấp phòng ban trở lên. Xác định kết cấu tổ chức của phòng ban cấp dưới. Khi phát hiện các vị trí hoặc phân công chức vụ cấp dưới không hợp lý phải kịp thời nêu ra vấn đề, điều chỉnh và thông báo cho phòng nhân sự.
2. Tuyển dụng, bổ nhiệm và bãi chức:
   1. Nhu cầu dùng người: Đưa ra nhu cầu dùng người của cấp dưới trực tiếp đồng thời biên soạn nhiệm vụ và yêu cầu của chức vụ đó rồi trình lên cho tổng giám đốc xác nhận. Xác nhận nhu cầu dùng người mà cấp dưới trực tiếp trình lên (bao gồm chức trách và yêu cầu của chức vụ) đồng thời trình lên tổng giám đốc xác nhận.
   2. Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn vòng sơ tuyển và phỏng vấn vòng hai với các chức vụ cấp dưới trực tiếp và đưa ra quyết định cuối cùng, sắp xếp nhân viên tham gia phỏng vấn.
   3. Xử lý nhân viên không đạt yêu cầu. Đưa ra đề xuất xử lý những nhân viên không đạt yêu cầu, trình lên tổng giám đốc phê duyệt. Xác nhận đề xuất xử lý nhân viên không đạt yêu cầu mà cấp dưới trực tiếp trình lên, trình lên phòng nhân sự.

3. Đào tạo: Đề ra kế hoach đào tạo nhân viên cấp dưới trực tiếp, trình lên tổng giám đốc phê chuẩn, phê duyệt kế hoạch đào tạo của cấp dưới trực tiếp, trình lên phòng nhân sự.
4. Kiểm tra và đánh giá thành tích: Đề ra nguyên tắc kiểm tra và đánh giá thành tích cấp dưới trực tiếp, trình lên tổng giám đốc phê duyệt. Căn cứ nguyên tắc đã được phê duyệt, thảo luận cùng giám đốc nhân sự đề ra phương pháp kiểm tra và đánh giá. Tiến hành đánh giá cấp dưới trực tiếp, trình kết quả lên cho phòng nhân sự.
5. Công tác truyền đạt: Tổng hợp báo cáo làm việc, truyền đạt tông tin cho tổng giám đốc, đồng thời chuyển những thông tin này cho cấp dưới; chịu trách nhiệm truyền đạt chính xách, quy định, sách lược của công ty tới cấp dưới một cách nhanh chóng, rõ ràng và chính xác; xác định chế độ thông báo công việc chính thức, liên lạc trực tiếp với cấp dưới.
6. Khen thưởng: Đề xuất nguyên tắc khen thưởng phòng ban và nhân viên cấp dưới trực tiếp, trình lên tổng giám đốc phê duyệt, căn cứ nguyên tắc đã được xác nhận, thảo luận cùng giám đốc nhân sự đưa ra phương thức khen thưởng.
7. Đối chiếu và kiểm soát kinh phí: Căn cứ chế độ tài chính phê duyệt các hạng mục chi tiêu của các phòng ban cấp dưới, xác nhận tính hợp lý khi chi tiêu; giám sát và kiểm soát chi tiêu của các phòng ban cấp dưới, đồng thời báo cáo lên tổng giám đốc theo tháng.
8. Làm báo cáo: Định kỳ báo cáo lên tổng giám đốc bằng văn bản về công việc của mình và cấp dưới.
9. Biểu hiện khả năng lãnh đạo: Chỉ đạo, khích lệ, giám sát cấp dưới, khiến cấp dưới cố gắng làm việc, có cách nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, vạch ra được ý đồ chiến lược và viễn cảnh rộng mở của công ty.