PO là gì?

Đơn đặt hàng ( Purchase order – PO ) là một loại giấy tờ đặt hàng mà doanh nghiệp mua hàng gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng là căn cứ quan trọng để hai bên lập ra hợp đồng mua bán. Đơn đặt hàng bao gồm tất cả các thông tin chi tiết quan trọng như số lượng hàng hoá, quy cách hàng hoá, yêu cầu chất lượng, giá bán, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng v.v…

Định dạng mẫu đơn đặt hàng

Mỗi công ty lại có mẫu và phương thức gửi đơn đặt hàng khác nhau, nhưng bất cứ đơn đặt hàng nào cũng cần phải có 3 phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết.

1. Phần mở đầu: bao gồm tên gọi, mã số của đơn đặt hàng, tên gọi của hai bên công ty mua và bán, địa điểm và thời gian đặt đơn.
2. Nội dung chính: bao gồm tên gọi, quy cách hàng hoá, các điều khoản về số lượng, chất lượng, đóng gói bao bì, giá cả, phương thức vận chuyển, thanh toán, địa điểm giao hàng, kiểm nghiệm, bảo hiểm, điều khoản về vi phạm hợp đồng, tranh chấp, điều khoản bất khả kháng.
3. Phần kết: bao gồm số bản đơn đặt hàng, thời gian có hiệu lực, tên của người ký và dấu của hai bên công ty.

Nội dung của đơn đặt hàng

Điều khoản chất lượng

Chất lượng là tổng hợp của chất lượng bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các tiêu chí về tính năng và tạo hình bên ngoài. Nội dung chính của điều khoản này bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách và nhãn hiệu hàng hoá.

Bên mua hàng cần dùng cách thức rõ ràng nhất để xác định tiêu chuẩn chất lượng có thể chấp nhận của hàng hoá, thông thường sẽ có 3 cách sau để thể hiện chất lượng của sản phẩm:

• Dùng bản vẽ hoặc giấy tờ kỹ thuật để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
• Dùng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành nghề để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
• Dùng vật mẫu để xác định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá. Khi dùng văn bản hoặc hình vẽ khó có thể thể hiện được thì dùng vật mẫu để thể hiện. Đồng thời vật mẫu cũng có thể kết hợp sử dụng với bản vẽ hoặc giấy tờ kỹ thuật.

Điều khoản về giá

Giá là giá trị tiền mỗi đơn vị tính của hàng hoá. Nội dung chính của điều khoản về giá bao gồm lựa chọn thuật ngữ giá cả, loại tiền, đơn giá, tổng giá. Cụ thể bao gồm giá tiền mỗi đơn vị tính, loại tiền, địa điểm giao hàng, thuật ngữ thương mại quốc tế, phương thức định giá hàng hoá.

Điều khoản số lượng

Số lượng là dùng lượng hoá hàng hoá bằng hệ đo lường nhất định để thể hiện trọng lượng, con số, độ dài, diện tích, dung tích của hàng hoá. Nội dung chính của điều khoản số lượng bao gồm: số lượng giao hàng, đơn vị, cách tính, khi cần phải nêu rõ phạm vi sai số.

Điều khoản đóng gói bao bì

Đóng gói là thao tác cho hàng hoá vào trong vật dụng đựng phù hợp để đảm bảo yêu cầu về chất lượng và số lượng của hàng hoá trong quá trình bảo quản, vận chuyển và để tiện lợi cho việc bốc dỡ. Nội dung chính của điều khoản đóng gói bao gồm chất liệu bao bì, phương thức đóng gói, phí đóng gói, ký hiệu chuyên chở, cụ thể bao gồm dấu hiệu nhận biết, phương thức đóng gói, yêu cầu chất liệu, yêu cầu về môi trường, quy cách, chi phí, ký phân loại chuyên chở.

Điều khoản vận chuyển

Vận chuyển là chỉ việc xếp hàng hoá lên phương tiện chuyên chở và đưa tới địa điểm giao hàng. Nội dung chủ yếu của điều khoản vận chuyển gồm phương thức vận chuyển, thời gian vận chuyển, nơi chuyển đi và nơi chuyển đến, thông báo vận chuyển. Trong hợp đồng FOB, CIF và CFR, nhà cung cấp chỉ cần vận chuyển hàng hoá lên thuyền hoặc phương tiện chuyên chở khác, nhận vận đơn là hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng. Thời gian và địa điểm của ký của vận đơn là thời gian và địa điểm giao hàng.

Điều khoản kiểm nghiệm

Trong quá trình mua bán thông thường, kiểm nghiệm hàng hoá là chỉ việc kiểm tra và nghiệm thu hàng hoá theo điều kiện hợp đồng, liên quan tới số lượng, chất lượng, bao bì. Nội dung chính gồm thời gian kiểm nghiệm, cơ quan kiểm nghiệm, công cụ kiểm nghiệm, tiêu chuẩn và phương thức kiểm nghiệm.

Điều khoản thanh toán

Thanh toán là việc trả tiền hàng vào thời gian, địa điểm quy định, bằng phương thức nhất định. Điều khoản thanh toán cần có những nội dung sau:

• Nói rõ phương tiện thanh toán, có thể là trả bằng tiền hoặc ngân phiếu (lệnh phiếu), thông thường là ngân phiếu.
• Nói rõ phương thức thanh toán, có thể là ngân hàng cung cấp tín dụng (như thư tín dụng), ngân hàng không cung cấp tín dụng nhưng có thể là đại diện (như thanh toán trực tiếp hoặc nhờ thu).
• Nói rõ thời gian thanh toán, bao gồm đặt cọc, đến hạn thanh toán, chậm thanh toán.
• Nói rõ địa điểm thanh toán, thông thường là địa điểm của người thanh toán hoặc ngân hàng được chỉ định.

Điều khoản bảo hiểm

Bảo hiểm là quá trình doanh nghiệp mua bảo hiểm từ công ty bảo hiểm và nộp phí bảo hiểm. Trong quá trình vận chuyển nếu hàng hoá bị tổn thất, công ty bảo hiểm sẽ căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm bồi thường kinh tế cho doanh nghiệp.

Nội dung chính của điều khoản bảo hiểm bao gồm: xác định loại hình và mức bảo hiểm, chỉ rõ người mua bảo hiểm và phí bảo hiểm. Căn cứ thông lệ quốc tế, những hàng hoá xuất khẩu theo phương thức CIF vàCIP, thường sẽ do nhà cung cấp mua bảo hiểm, hàng hoá nhập khẩu theo phương thức FOB và CPT thì do bên mua mua bảo hiểm.

Điều khoản bất khả kháng

Bất khả kháng chỉ những sự cố bất ngờ không thể dự đoán, con người không thể khống chế, xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, như chiến tranh, bão lũ, động đất, làm gián đoạn việc thực hiện hợp đồng. Bên gặp phải việc bất khả kháng có thể được miễn trừ trách nhiệm hợp đồng. Nội dung chính gồm có: định nghĩa của những việc bất khả kháng, phạm vi áp dụng, hậu quả pháp luật, quyền lợi và nghĩ vụ hai bên.

Điều khoản trọng tài

Thoả thuận trọng tài là thể hiện cụ thể của điều khoản trọng tài, hai bên tự nguyên đưa những việc tranh chấp cho bên trọng tài thứ ba phán quyết. Nội dung chủ yếu của thoả thuận trọng tài bao gồm cơ quan trọng tài, quy trình phán quyết, địa điểm ứng dụng và hiệu lực trọng tài.

Các bước tạo đơn hàng

Thông thường có 4 bước để tạo một đơn đặt hàng:

Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng → Đánh giá nhu cầu đơn hàng → Tính toán dung lượng đơn đặt hàng → Lập kế hoạch đơn hàng

Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng:

Các bước cụ thể để chuẩn bị kế hoạch đặt hàng gồm có 4 nội dung chính: tiếp nhận nhu cầu của thị trường, tiếp nhận nhu cầu sản xuất, chuẩn bị tài liệu về môi trường đơn hàng và lập tài liệu giới thiệu về kế hoạch đơn hàng.

Tiếp nhận nhu cầu thị trường:

            Nhu cầu thị trường là động cơ để mua hàng, muốn có kế hoạch đặt hàng khá chính xác bắt buộc phải nắm chắc nhu cầu hoặc tình hình tiêu thụ của thị trường. Phân tích sâu hơn về nhu cầu thị trường để có được kế hoạch nhu cầu hàng hoá. Kế hoạch kinh doanh trong năm của doanh nghiệp thường căn cứ vào tình hình của cuối năm trước, đồng thời thông báo tới các phòng ban liên quan, tới phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng mua hàng để chỉ đạo sự vận hành của chuỗi cung ứng trong cả năm. Doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch kinh doanh năm để lập kế hoạch nhu cầu tiêu thụ của thị trường theo quý và theo tháng.

Tiếp nhận nhu cầu sản xuất:

            Đối với mua hàng, nhu cầu sản xuất được gọi là nhu cầu sản xuất hàng hoá. Thời gian của nhu cầu sản xuất hàng hoá được quyết định căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thông thường kế hoạch cho nhu cầu sản xuất hàng hoá là nguồn căn cứ chính của kế hoạch đặt hàng. Để tiện cho việc tìm hiểu nhu cầu sản xuất hàng hoá, nhân viên lập kế hoạch mua hàng cần phải nắm rõ kế hoạch sản xuất và kiến thức công nghệ.

Trong hệ thống MRP, kế hoạch nhu cầu sản xuất là cụ thể hoá của kế hoạch sản xuất chính, chủ yếu tới từ sự dự đán kế hoạch sản xuất và nhu cầu độc lập, danh sách hàng hoá, danh sách hàng tồn kho. Các bước chính để lập ra kế hoạch nhu cầu hàng hoá gồm có:

• Quyết định tổng nhu cầu.
• Quyết định nhu cầu ròng.
• Đưa ra ngày đặt hàng và số lượng đặt hàng cho kế hoạch đặt hàng.

Chuẩn bị tài liệu môi trường đơn hàng:

Chuẩn bị tài liệu môi trường đơn hàng cũng chính là chuẩn bị thông tin về các nhà cung cấp. Tài liệu này vô cùng quan trọng cho kế hoạch đặt hàng. Môi trường đơn hàng được hình thành sau khi hoàn thành kế hoạch chứng nhận hàng hoá, nội dung chính bao gồm:

• Thông tin về nhà cung cấp.
• Thông tin về tỉ lệ đơn hàng. Nếu hàng hoá có nhiều nhà cung cấp, tỉ lệ đặt đơn của mỗi nhà cung cấp sẽ do nhân viên chứng nhận cung cấp.
• Thông tin về bao bì nhỏ nhất.
• Chu kỳ đơn đặt hàng: chỉ khoảng thời gian từ khi đặt đơn tới khi giao hàng.

Tài liệu môi trường đơn hàng thường sử dụng hệ thống thông tin quản lý, khi cần thiết người đặt hàng có thể tra cứu môi trường đặt hàng của hàng hoá cần cho sản xuất.

Tạo tài liệu chi tiết về kế hoạch đơn hàng:

Tài liệu về kế hoạch đơn hàng cũng chính là tài liệu cần thiết cho kế hoạch đơn hàng. Nội dung chính bao gồm:

• Tên gọi hàng hoá, số lượng cần, thời gian giao hàng.
• Phụ lục: nội dung gồm kế hoạch nhu cầu thị trường, kế hoạch nhu cầu sản xuất, tài liệu môi trường đơn hàng.

Đánh giá nhu cầu đơn hàng

Đánh giá nhu cầu đơn hàng là một khâu cực kỳ quan trọng trong kế hoạch đặt hàng, chỉ khi đánh giá chính xác nhu cầu đơn hàng mới cung cấp được số liệu tham khảo về dung lượng đơn hàng để vạch ra một kế hoạch đơn hàng tốt. Nội dung chính bao gồm: phân tích nhu cầu thị trường, phân tích nhu cầu sản xuất, xác định nhu cầu đơn hàng. Quá trình đánh giá nhu cầu đơn hàng như sau:

Tài liệu kế hoạch đơn hàng → Phân tích nhu cầu thị trường → Phân tích nhu cầu sản xuất →  Xác định nhu cầu đơn hàng → Nhu cầu đơn hàng

Phân tích nhu cầu thị trường:

Lập kế hoạch đơn hàng không những phải tham khảo kế hoạch sản xuất mà còn phải suy tính tới nhu cầu thị trường, phân tích mức độ tin cậy của kế hoạch hàng hoá được đặt ra căn cứ trên nhu cầu thị trường, phân tích kỹ số lượng ký kết trên hợp đồng, lượng hàng còn lại, nghiên cứu xu thế thay đổi, suy nghĩ toàn diện về tính quy chuẩn và độ chính xác của kế hoạch mua hàng. Chỉ có như vậy mới hiểu được toàn diện về nhu cầu thị trường, mới vạch ra được kế hoạch đơn hàng sự phát triển dài hạn phù hợp với nhu cầu thực tế ngắn hạn.

Phân tích nhu cầu sản xuất:

Muốn phân tích nhu cầu sản xuất trước tiên phải nghiên cứu quá trình sản xuất của nhu cầu sản xuất, sau đó tới phân tích thời gian cần hàng.

Xác định nhu cầu đơn hàng:

Căn cứ vào kết quả phân tích nhu cầu thị trường và nhu cầu sản xuất, có thể xác định được nhu cầu đơn hàng. Thông thường, nội dung của nhu cầu đơn hàng là qua các thao tác đơn hàng, mua vào kho những hàng hoá đạt chuẩn với số lượng đã định.

Tính toán dung lượng đơn hàng

Đây cũng là mắt xích vô cùng quan trọng trong kế hoạch mua hàng, chỉ khi tính toán chính xác dung lượng đơn hàng mới so sánh được nhu cầu và dung lượng, sau khi tổng hợp cân đối, cuối cùng lập kế hoạch đơn hàng chuẩn xác. Tính toán dung lượng đơn hàng có 4 nội dung chính là: phân tích tài liệu cung ứng, tính tổng dung lượng đơn hàng, tình lượng đơn hàng tiếp nối, xác định dung lượng đơn hàng còn lại.

Nhu cầu đơn hàng | Thông tin đơn hàng | Môi trường đơn hàng → Phân tích tài liệu cung ứng → Tính toàn tổng dung lượng đơn hàng → Tính lượng đơn hàng đã nhận → Xác định dung lượng đơn hàng còn lại → Dung lượng đơn hàng

1. Phân tích tài liệu cung ứng: Trong quá trình mua hàng, hàng hoá và dự án đều là đối tượng thao tác của cả công việc mua hàng. Đối với việc mua hàng, trong môi trường mua hàng hiện nay, thông tin của các nhà cung cấp là tài liệu vô cùng quan trọng. Ví dụ một công ty muốn thiết kế hệ thống cách âm của phòng luyện thanh, bông thuỷ tinh cách âm là nguyên liệu quan trọng để hoàn thành hệ thống này. Sau khi nhân viên chứng nhận khảo sát, loại nguyên liệu này bị một số ít nhà cung cấp lũng đoạn. Trong tình hình này, nhân viên kế hoạch của doanh nghiệp nên tận dụng tối đa tin tình báo thì sẽ có lợi hơn.
2. Tính toán tổng dung lượng đơn hàng: Tổng dung lượng đơn hàng là tổng hợp nhiều phương diện, thông thường 2 nội dung: 1 là số lượng vật liệu có thể cung cấp, 2 là thời gian có thể giao hàng.
3. Tính toán dung lượng đơn hàng đã nhận: Dung lượng đơn hàng đã nhận là dung lượng đơn hàng nhà cung cấp nào đó đã ký trong thời gian quy định. Quá trình tính toán dung lượng đơn hàng tiếp nối khá phức tạp.
4. Xác định dung lượng đơn hàng còn lại: Dung lượng đơn hàng còn lại là tổng dung lượng đơn hàng còn lại của tất cả các nhà cung cấp loại vật liệu đó. Thể hiện bằng công thức sẽ là: Dung lượng đơn hàng còn lại = tổng dung lượng đơn hàng của tất cả các nhà cung cấp = lượng đơn hàng đã ký.
5. Lập kế hoạch đơn hàng

Lập kế hoạch đơn hàng là mắt xích cuối cùng của kế hoạch mua hàng, cũng là mắt xích quan trọng nhất. Mắt xích này gồm 4 nội dung chính: so sánh nhu cầu đơn hàng và dung lượng đơn hàng, tổng hợp cân đối, xác định kế hoạch chứng nhận lượng còn dư, lập kế hoạch đơn hàng

Nhu cầu đơn hàng | Dung lượng đơn hàng → So sánh nhu cầu và dung lượng → Xác định kế hoạch chứng nhận lượng còn dưa → Lập kế hoạch đơn hàng → Kế hoạch đơn hàng

1. So sánh nhu cầu và dung lượng: Đây là mắt xích quan trọng đầu tiên của kế hoạch đơn hàng, chỉ khi so sánh được mối tương quan giữa nhu cầu và dung lượng mới lập được kế hoạch đơn hàng chính xác. Nếu sau khi so sánh thấy nhu cầu ít hơn dung lượng, nghĩa là dù nhu cầu có lớn thế nào thì dung lượng luôn đáp ứng được nhu cầu. Doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu để lập kế hoạch đơn hàng. Nếu dung lượng của nhà cung cấp nhỏ hơn nhu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần căn cứ vào dung lượng để lập ra kế hoạch nhu cầu thích hợp. Như vậy dễ xảy ra trường hợp có nhu cầu nguyên liệu thừa, như vậy cần lập kế hoạch chứng nhận mới đối với nhu cầu nguyên liệu thừa.
2. Tổng hợp cân đối: Tổng hợp cân đối chỉ việc cân nhắc tổng thể các yếu tố về thị trường, sản xuất, dung lượng đơn hàng, phân tích tính khả thi của nhu cầu đơn hàng, khi cần thiết phải điều chỉnh kế hoạch đơn hàng, tính toán dung lượng đơn hàng thừa mà không thể đáp ứng.
3. Xác định kế hoạch chứng nhận lượng dư: Khi so sánh nhu cầu và dung lượng, nếu dung lượng nhỏ hơn nhu cầu thì sẽ có nhu cầu dư thừa. Đối với lượng nhu cầu dư này, cần phải để người vạch kế hoạch chứng nhận xử lý, đồng thời xác nhận xem có thể kịp thời giao hàng với số lượng theo nhu cầu không. Để đảm bảo cung ứng kịp thời, lúc nay có thể giản hoá quy trình chứng nhận và để người lập kế hoạch có kinh nghiệp thực hiện.
4. Lập kế hoạch đơn hàng: Đây là mắt xích cuối cùng của kế hoạch mua hàng, sau khi có kế hoạch đơn hàng là có thể thực hiện mua hàng theo kế hoạch. Một đơn hàng bao gồm số lượng và thời gian đặt hàng: Số lượng đặt hàng = nhu cầu sản xuất – lượng nhập kho kế hoạch – lượng hàng tồn kho hiện có + lượng tồn kho an toàn. Thời gian đặt hàng = thời gian nhận hàng theo yêu cầu – chu kỳ chứng nhận – chu kỳ đơn hàng – độ trễ thời gian.