PO là gì trong kinh doanh? Purchase Order

PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng, văn bản do bên mua gửi cho bên bán để xác nhận mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng, giá và điều kiện giao hàng đã thỏa thuận. Khi bên bán chấp nhận, PO trở thành căn cứ ràng buộc giữa hai bên.

PO là gì trong kinh doanh?

PO viết tắt của Purchase Order, tiếng Việt gọi là đơn đặt hàng hoặc đơn mua hàng. Đây là chứng từ thương mại do bộ phận mua hàng lập ra, ghi rõ bên mua muốn mua gì, bao nhiêu, giá nào, giao khi nào và thanh toán ra sao.

Lưu ý: trong một số bối cảnh khác, “PO” còn có nghĩa khác, ví dụ Product Owner (chủ sản phẩm) trong quản lý dự án Agile, hoặc P.O. Box (hộp thư bưu điện). Bài này nói về Purchase Order.

Nội dung chính của một PO

• Số PO và ngày phát hành, để tra cứu và đối chiếu.
• Thông tin bên mua và bên bán: tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ.
• Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ: tên, mã hàng, quy cách, đơn vị tính.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu có).
• Điều kiện giao hàng: thời gian, địa điểm, phương thức vận chuyển.
• Điều kiện thanh toán: thời hạn, phương thức.
• Chữ ký, con dấu hoặc phê duyệt của người có thẩm quyền.

Quy trình sử dụng PO

1. Bên mua có nhu cầu, lập yêu cầu mua hàng nội bộ và được duyệt.
2. Bộ phận mua hàng phát hành PO gửi nhà cung cấp.
3. Nhà cung cấp xác nhận PO (chấp nhận hoặc đề xuất điều chỉnh).
4. Giao hàng, kèm phiếu giao hàng.
5. Bên mua nhập kho, đối chiếu PO, phiếu nhập và hóa đơn.
6. Thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận.

PO khác gì báo giá, hợp đồng và hóa đơn?

Chứng từ	Do ai lập	Mục đích
Báo giá (Quotation)	Bên bán	Đưa ra giá và điều kiện để bên mua cân nhắc
PO (Purchase Order)	Bên mua	Xác nhận đặt mua theo báo giá
Hợp đồng	Hai bên	Ràng buộc quyền và nghĩa vụ chi tiết, thường dài hạn
Hóa đơn (Invoice)	Bên bán	Yêu cầu thanh toán sau khi giao hàng

Với giao dịch nhỏ, lặp lại, nhiều doanh nghiệp chỉ dùng PO mà không ký hợp đồng riêng. Tuy nhiên, PO vẫn cần đủ điều khoản để tránh tranh chấp.

Ví dụ đơn giản

Công ty A đặt mua 200 thùng nước suối của công ty B. Giá trong báo giá là 90.000 đồng/thùng, chưa gồm thuế. Thành tiền: 200 × 90.000 = 18.000.000 đồng. PO ghi rõ số lượng, đơn giá, tổng 18.000.000 đồng, giao trong 5 ngày, thanh toán trong 15 ngày sau khi nhận hàng. Khi B ký xác nhận, đơn hàng chính thức có hiệu lực.

Lợi ích của PO

• Kiểm soát chi tiêu, tránh mua ngoài ngân sách.
• Là bằng chứng khi có sai lệch về số lượng, giá, thời gian giao.
• Giúp kế toán đối chiếu với phiếu nhập kho và hóa đơn.
• Giúp theo dõi tiến độ giao hàng.

Các thuật ngữ liên quan

Khi làm việc với PO, bạn thường gặp các khái niệm như doanh số, doanh thu, cửa hàng bán lẻ. Bạn có thể đọc thêm doanh số là gì và khác doanh thu thế nào, tìm hiểu mô hình flagship store, hoặc xem 1 tấn bằng bao nhiêu kg, tạ, yến để quy đổi khối lượng hàng khi ghi PO. Cũng nên nắm cách dùng từ mượn tiếng Anh trong môi trường công sở.

Câu hỏi thường gặp

PO có phải là hợp đồng không?

Không hoàn toàn. PO là đơn đặt hàng của bên mua; khi bên bán xác nhận, nó có thể có giá trị ràng buộc như một thỏa thuận mua bán. Giao dịch lớn nên có hợp đồng riêng.

Ai là người lập PO?

Bên mua, thường là bộ phận mua hàng hoặc người được ủy quyền, sau khi có phê duyệt nội bộ.

PO và PI khác nhau thế nào?

PO do bên mua lập để đặt hàng, còn PI (Proforma Invoice, hóa đơn chiếu lệ) do bên bán lập để báo giá và điều kiện trước khi giao hàng.

PO có cần đóng dấu không?

Tùy quy định của từng doanh nghiệp. Điều quan trọng là có chữ ký của người có thẩm quyền và được bên bán xác nhận.

Nguồn tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015 – quy định về hợp đồng
• Luật Thương mại 2005