Giám đốc tri thức (CKO) là làm những công việc gì

Giám đốc tri thức (Chief knowledge officer, CKO) là gì

CKO xuất hiện vào đầu những năm 90 thế kỷ XX, là một chức vụ hành chính của một công ty hoặc doanh nghiệp chuyên phụ trách quản trị chất xám, nguồn tri thức của doanh nghiệp. CKO là một chức vụ cao cấp mới xuất hiện cùng với sự phát triển của quản trị tri thức.

Có chức vụ CKO nghĩa là quản trị chất xám đã chính thức trở thành một nội dung quản lý quan trọng của công ty, có vai trò quan trọng đối với sự thực hiện và phát triển chiến lược quản lý  chất xám trong công ty.

Chức trách của giám đốc kiến thức

Công việc của CKO thường xuyên liên quan tới việc giám sát thu thập và truyền bá kiến thức bằng công nghệ. CKO cũng bắt buộc phải kết hợp quản trị chất xám với văn hoá doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc sử dụng tri thức, đồng thời cũng phải suy nghĩ tới đánh giá định lượng và hiệu quả kinh tế. vì thế Tom Daveport giám đốc tri thức nổi tiếng thế giới đã khái quát chức trách quan trọng của CKO với 3 phương diện sau: xây dựng cơ sở hạ tầng quản lý tri thức, bồi dưỡng nền văn hoá kiểu định hướng tri thức, khiến hai hạng mục trên có tác dụng.

Michael J.Pernberton quy nạp thêm một bước về trách nhiệm của CKO như sau:

• CKO nên là người đầu tiên khởi xướng, khuyến khích việc học tập và phát triển tri thức của tổ chức.
• CKO phụ trách thiết kế và xây dựng cơ sở vật chất tri thức cho tổ thức, bao gồm đào tạo, kho kiến thức, thư viện, kho số liệu, nhóm nghiên cứu, và liên hệ với các tổ chức học thuật bên ngoài.
• CKO phải là người liên hệ giữa tổ chức và bên cung cấp tri thức. Những bên cung cấp tri thức này có thể là chuyên gia tư vấn, nhà xuất bản, nhà cung cấp thông tin, nhà cung cấp kho số liệu v.v…
• CKO phải giúp công ty tìm cách lấy tri thức từ nguồn thông tin của công ty, để những kiến thức trong thư viện và tủ tài liệu sinh ra được kiến thức hữu dụng một cách tối đa.
• Dù nhân viên ở nơi nào, CKO đều phải đảm bảo hệ thống máy tính và đường mạng của tổ chức có thể cung cấp dịch vụ hữu hiệu liên tục và kịp thời tới nhân viên, đồng thời đảm bảo thông tin và kiến thức nhập vào hệ thống đã được sắp xếp, biên tập và lập chỉ mục, đảm bảo sau này có thể sử dụng một cách tối đa.
• CKO phải cố hết sức khắc phục thói quen không thích chia sẻ tri thức của mọi người, bồi dưỡng tinh thần hợp tác đội nhóm trong tổ chức.

Michael Earl và Lan Scottt cho rằng, CKO phải có những vai trò sau:

• Người khởi nghiệp. CKO phải có tinh thần khởi nghiệp mạnh mẽ, dốc hết sức lực làm những việc để công ty có ưu thế cạnh tranh.
• Nhà tư vấn. CKO phải có khả năng truyền bá quan niệm mới, lắng nghe ý kiến liên quan tới quản trị chất xám từ người khác và ủng hộ mạnh mẽ.
• Chuyên gia kỹ thuật. CKO phải hiểu được khả năng và cơ hội của IT từ góc độ chiến lược, tin vào phán đoán của mình về IT.
• Chuyên gia môi trường. CKO phải biết thiết kế và xây dựng môi trường nhân văn tốt. Môi trường này có thể kích thích và thúc đẩy sự giao lưu xã hội chính thức và phi chính thức, thúc đẩy sáng tạo và truyền bá tri thức trong doanh nghiệp.

David Coleman cho rằng chức trách chính của một CKO bao gồm những nội dung sau:

• Cung cấp tài nguyên và sự tư vấn về quản trị chất xám mà các đơn vị nghiệp vụ cần.
• Xác định tất cả quá trình quản trị chất xám và các dự án hợp tác, đồng thời kết nối chúng với nhau.
• Hỗ trợ quản trị chất xám, hỗ trợ tận dụng hiệu quả nguồn tài nguyên và chia sẻ tri thức.
• Cung cấp nền tảng mở cho khách hàng, đối tác và những cá nhân khác có hứng thú với quản trị chất xám và hợp tác chất xám (bao gồm tham gia thảo luận, gia nhập mạng lưới quản lý tri thức, nhóm và diễn đàn tin tức), phụ trách xử lý mối quan hệ của doanh nghiệp với giới báo chí và những chuyên gia phân tích sản nghiệp. Nghiên cứu cho thấy, một khi một nhà quản trị chất xám nào thành công thì các doanh nghiệp khác sẽ ồ ạt tới học hỏi kinh nghiệm. Có những doanh nghiệp thậm chí yêu cầu cung cấp dịch vụ quản trị chất xám tương ứng.
• Đối mặt với nội bộ tổ chức cung cấp các loại dịch vụ  như kiểm tra và tiến cử sản phẩm tri thức; cung cấp tài nguyên cần thiết cho dự án thử nghiệm quản trị chất xám, như chuyên viên, tiền vốn và phương pháp thực hiện.

Trong phạm vi toàn doanh nghiệp cung cấp cách chia sẻ thông tin quản trị chất xám, trong đó có thông tin liên quan tới sản phẩm mới hoặc quản trị chất xám, việc này khá quan trọng trong giai đoạn đầu của quản trị chất xám.

Phòng ban trực thuộc giám đốc tri thức

Với doanh nghiệp thực hiện quản trị chất xám, ngoài có CKO còn phải xây dựng phòng ban chức năng quản trị chất xám kiện toàn, tạo thành hệ thống tổ chức hoàn chỉnh.

Dưới sự lãnh đạo của CKO, doanh nghiệp có thể thành lập các phòng ban chức năng trực thuộc CKO như sau:

1. Phòng kỹ thuật quản trị chất xám: phụ trách quy hoạch, thiết kế, xây dựng, bảo trì vận hành, cập nhật nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho quản lý tri thức của doanh nghiệp. Nội dung quản lý kỹ thuật của phòng ban này ở một mức độ nào đó trùng với phòng kỹ thuật công nghệ thông tin mà CKO lãnh đạo. Trong giai đoạn đầu hoạt động của quản trị chất xám thì sự trùng lặp này sẽ rất lớn. Vì thế phòng ban này nên sáp nhập với phòng IT hoặc uỷ thác cho phòng IT quản lý thay mặt kỹ thuật.
2. Phòng quản lý kho kiến thức: Phụ trách điều tra, đăng ký, nhập dữ liệu tri thức rõ ràng của nội bộ công ty; thiết kế, xây dựng, tổ chức và cập nhật kho kiến thức; điều tra, xác nhận, ghi chép và nhập vào nguồn kiến thức ẩn; xác nhận, thu thập, lọc, tổ chức và nhập vào nguồn kiến thức trên mạng kiến thức bên ngoài doanh nghiệp; vẽ nên bản đồ kiến thức của doanh nghiệp.
3. Phòng quản lý tài sản tri thức: Phụ trách điều tra, đánh giá tri thức của doanh nghiệp; tận dụng, giữ gìn và tăng giá trị tài sản tri thức; xin quyền, bảo vệ và giao dịch quyền sở hữu trí tuệ cho doanh nghiệp.
4. Phòng dịch vụ tri thức: Phụ trách điều tra nhu cầu tri thức của doanh nghiệp, xác định trọng điểm quản lý tri thức, cung cấp dịch vụ của kho tri thức và công tác quản lý dịch vụ, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá hiệu quả quản lý tri thức.
5. Phòng kế hoạch và quản trị: Phụ trách vạch ra quy hoạch chiến lược quản lý tri thức cho doanh nghiệp, nghiên cứu phương hướng phát triển và đưa ra đối sách cho sự quản trị chất xám của doanh nghiệp, nghiên cứu biện pháp tốt nhất để dung hợp quản lý chất xám với sứ mệnh hoặc mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nghiên cứu điều kiện thực hiện quản trị chất xám và đưa ra ý kiến cải cách, nghiên cứu những tác động của quản trị chất xám tới doanh nghiệp và đưa ra các biện pháp dự phòng.
6. Phòng truyền thông phi chính thức: Phụ trách nhóm chất xám nội bộ công ty và thành lập, vận hành, phát triển các tổ chức phi chính thức khác. Hỗ trợ, tổ chức các hoạt động giao lưu phi chính thức dưới nhiều hình thức trong doanh nghiệp, ghi chép thành quả quan trọng của các hoạt động giao lưu phi chính thức, đồng thời trình lên phòng quản lý kho chất xám để lưu trữ vào kho chất xám.
7. Phòng hỗ trợ quản trị chất xám (phòng làm việc CKO): Đại diện phòng quản trị chất xám doanh nghiệp điều tiết mối quan hệ với các phòng ban chức năng khác trong doanh nghiệp. Đại diện cho CKO điều tiết quan hệ với quản lý chất xám các phòng ban khác, và giữa các hoạt động quản trị chất xám với nhau. Điều tiết hoạt động quản lý chất xám của doanh nghiệp, là đại diện cho doanh nghiệp xử lý các mối quan hệ đối ngoại. Hỗ trợ hành chính phòng quản trị và các hoạt động quản trị chất xám, như về tài vụ, nhân sự, an ninh, hậu cần.

Yêu cầu về tố chất của giám đốc chất xám

Trước tiên, một CKO phải là một người thầy dẫn dắt văn hoá. Nói cho cùng, quản trị chất xám là một kiểu cải cách về quan niệm, quan trọng là thay đổi tâm thế và thói quen của con người. IBM cho rằng quản trị chất xám có thể thay đổi phương thức làm việc, học tập và giá trị quan của nhân viên (to change the way we work, how we learn and what we value),

Vì thế CKO cần phải có uy tín cao, cảm hoá mọi người trong tổ chức, CKO cần phải hiểu biết về phương pháp luận quản trị chất xám, đảm bảo truyền bá quản trị chất xám một cách khoa học, có hệ thống và toàn diện tới mọi ngóc ngách doanh nghiệp. Ở nước ngoài, đôi khi vai trò cả CKO do giám đốc học vấn (Chief learning officer – CLO) đảm nhận, cũng không phải không có lý.

Đương nhiên, CKO cần phải nắm rõ tình hình tổng thể, mô hình vận hành, quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và ngành nghề của mình đang làm. Như vậy CKO mới có thể kết hợp tình hình thực tế của doanh nghiệp khi thiết kế bản đồ chất xám và quản trị chất xám doanh nghiệp, từ đó tìm ra con đường và phương pháp thích hợp nhất để đạt được mục tiêu.

Làm tế nào để thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp đầu tư lâu dài cho quản trị chất ám? Làm sao để phát huy sức mạnh của đội nhóm, để mọi phòng ban đều tham gia tích cực? Dù sao quản trị chất xám cũng là công việc dài hạn liên quan tới nhiều bộ phận, tổ chức, hơn nữa phần lớn là thực hiện với phương thức đội nhóm ảo, chỉ dựa vào nhiệt tình nhất thời thì không thể lâu dài được.

Do vậy điều CKO cần quan tâm thường xuyên và liên tục là tạo ra cam kết lợi ích hợp lý, kích thích sự nhiệt tình của mọi người, điều tiết tài nguyên ở nhiều mặt.

Ngoài ra một CKO cũng bắt buộc phải có khả năng lên kế hoạch, tư duy hệ thống, khả năng trao đổi hợp tác, học tập sáng tạo.

CKO và giám đốc công nghệ CIO thường dễ bị nhầm lẫn. Nhưng CIO không thể thay thế CKO. Hiện nay công việc chủ yếu của CIO là công nghệ hoá doanh nghiệp, trọng điểm là quy hoạch và xây dựng hệ thống thông tin, nhưng không thể quản lý có hiệu quả được những kiến thức đằng sau.

CKO trọng điểm quản lý loại tài sản vô hình của doanh nghiệp – chất xám, chú trọng vào phân tích nội dung của nó. Dần dần quản trị thông tin sẽ trở thành chức trách của CKO, nhưng công việc quy hoạch và xây dựng công cụ vè hệ thống thông tin của doanh nghiệp thì vẫn cần CIO. Đương nhiên bản thân quản trị chất xám cũng cần sự hỗ trợ của hệ thống IT, nhưng CKO chỉ cần đưa ra yêu cầu và cụ thể sẽ có CIO phụ trách thực hiện.