Email là gì? Cách hoạt động và cách dùng email cơ bản

Email (thư điện tử, viết đầy đủ là electronic mail) là phương tiện gửi và nhận thư qua mạng Internet bằng một địa chỉ có dạng tên@tên-miền, ví dụ [email protected]. Email cho phép đính kèm tệp, gửi cho nhiều người cùng lúc và lưu trữ thư lâu dài.

Email là gì?

Email là hình thức trao đổi thông điệp số giữa các hộp thư trên Internet. Người gửi soạn thư trên máy tính hoặc điện thoại, thư được chuyển qua máy chủ thư và nằm chờ trong hộp thư của người nhận cho đến khi họ mở. Khác với tin nhắn chat, người nhận không cần trực tuyến cùng lúc.

Theo các tài liệu lịch sử về mạng máy tính, kỹ sư Ray Tomlinson được ghi nhận đã gửi email đầu tiên giữa hai máy tính trên mạng ARPANET vào năm 1971 và là người chọn ký hiệu @ để tách tên người dùng với tên máy.

Cấu trúc một địa chỉ email

Một địa chỉ email gồm ba phần: tên người dùng, ký hiệu @ (đọc là “a còng” hoặc “at”) và tên miền của nhà cung cấp.

Thành phần	Ví dụ	Ý nghĩa
Tên người dùng	nguyenvana	Tên hộp thư của bạn
Ký hiệu @	@	Ngăn cách tên hộp thư với tên miền
Tên miền	gmail.com	Nhà cung cấp hoặc công ty chứa hộp thư

Email hoạt động như thế nào?

1. Bạn soạn thư và bấm gửi, ứng dụng email đưa thư đến máy chủ gửi thư.
2. Máy chủ gửi dùng giao thức SMTP để chuyển thư đến máy chủ của người nhận dựa trên tên miền sau dấu @.
3. Thư được lưu trong hộp thư của người nhận.
4. Người nhận đọc thư qua trình duyệt hoặc ứng dụng, thông qua giao thức IMAP hoặc POP3 (hoặc qua giao diện web của nhà cung cấp).

Các phần của một email

• Người nhận (To): địa chỉ người nhận chính.
• Cc: gửi bản sao công khai, mọi người đều thấy ai được nhận.
• Bcc: gửi bản sao ẩn, người nhận khác không thấy địa chỉ này.
• Tiêu đề (Subject): tóm tắt nội dung, cần ngắn và rõ.
• Nội dung: phần thư chính, có thể kèm tệp đính kèm.

Một số dịch vụ email phổ biến

Gmail của Google, Outlook của Microsoft và Yahoo Mail là các dịch vụ email miễn phí được dùng rộng rãi. Doanh nghiệp thường dùng email theo tên miền riêng, ví dụ [email protected], để tạo sự chuyên nghiệp. Tài khoản email cũng thường là chìa khoá đăng nhập vào nhiều dịch vụ khác, chẳng hạn kho lưu trữ đám mây như trong bài về lỗi Google Drive thường gặp.

Email dùng để làm gì?

• Công việc: gửi hợp đồng, báo giá, hồ sơ xin việc.
• Đăng ký tài khoản: nhận mã xác nhận, khôi phục mật khẩu.
• Tiếp thị: gửi bản tin, khuyến mãi cho khách hàng. Để hiểu cách email nằm trong chiến lược quảng bá, xem bài SEM là gì.
• Học tập: nộp bài, trao đổi với giáo viên.

Mẹo dùng email an toàn và lịch sự

1. Đặt mật khẩu mạnh, khác với các tài khoản khác, và bật xác minh hai bước nếu có.
2. Không bấm vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm từ người lạ; đây là cách phổ biến của thư lừa đảo (phishing).
3. Kiểm tra kỹ địa chỉ người gửi, vì kẻ gian hay giả mạo tên hiển thị.
4. Viết tiêu đề rõ ràng, mở đầu bằng lời chào và ký tên ở cuối thư. Với email tiếng Anh, bạn nên biết các danh xưng như trong bài Mrs là gì.
5. Kiểm tra lại người nhận trước khi gửi, nhất là khi dùng Cc và Bcc.

Email khác gì tin nhắn chat?

Email phù hợp với nội dung dài, cần lưu trữ, có tệp đính kèm hoặc mang tính chính thức. Tin nhắn chat nhanh và thân mật hơn nhưng khó tìm lại và ít trang trọng. Nhiều công ty dùng cả hai: chat để hỏi nhanh, email để chốt thông tin quan trọng.

Câu hỏi thường gặp

Email viết tắt của từ gì?

Email viết tắt của electronic mail, nghĩa là thư điện tử.

Địa chỉ email gồm những phần nào?

Gồm tên người dùng, ký hiệu @ và tên miền, ví dụ [email protected].

Cc và Bcc khác nhau thế nào?

Cc gửi bản sao công khai nên mọi người thấy nhau. Bcc gửi bản sao ẩn nên người khác không thấy địa chỉ trong Bcc.

Có cần trả tiền để dùng email không?

Không bắt buộc. Gmail, Outlook và Yahoo Mail có gói miễn phí. Email theo tên miền công ty thường phải trả phí.

Làm sao nhận biết email lừa đảo?

Thận trọng với thư gấp gáp đòi mật khẩu, tiền hoặc yêu cầu bấm liên kết lạ. Kiểm tra địa chỉ người gửi và không mở tệp đính kèm từ nguồn không tin cậy.

Nguồn tham khảo

• RFC 5321 – Simple Mail Transfer Protocol (IETF)
• Computer History Museum – Ray Tomlinson và email đầu tiên