Cách chỉnh sửa file PDF: bôi đen, thêm chữ, ký tên

Trả lời nhanh: bôi đen trong PDF có hai cách hoàn toàn khác nhau – tô sáng (Highlight) chỉ phủ màu để nhấn mạnh, còn che thông tin (Redact) mới thực sự xóa chữ bên dưới. Bạn tô sáng, thêm chữ và ký tên miễn phí bằng Microsoft Edge hoặc Adobe Acrobat Reader; muốn sửa trực tiếp nội dung hay che dữ liệu triệt để thì cần bản trả phí.

Chọn công cụ theo việc cần làm

Việc cần làm	Công cụ miễn phí	Cần bản trả phí
Tô sáng, gạch chân, ghi chú	Microsoft Edge, Acrobat Reader	Không
Thêm chữ vào chỗ trống	Edge (Add text), Acrobat Reader (Fill & Sign)	Không
Ký tên	Acrobat Reader, Markup trên iPhone	Không
Sửa chữ có sẵn trong đoạn văn	Chuyển qua Word (dễ lệch bố cục)	Acrobat Pro
Che thông tin triệt để (Redact)	Không có sẵn	Acrobat Pro hoặc tương đương

Cách bôi đen (tô sáng) chữ trong PDF

Trên Windows 10/11, Edge là trình đọc PDF mặc định nên không cần cài gì thêm:

1. Nhấn chuột phải vào file › Open with › Microsoft Edge.
2. Trên thanh công cụ, chọn biểu tượng bút tô sáng (Highlight) và chọn màu.
3. Kéo chọn đoạn chữ cần bôi, sau đó bấm Save (Ctrl + S) để ghi thẳng vào file.

Với Adobe Acrobat Reader bản miễn phí: mở file, chọn thẻ Comment, bấm công cụ Highlight text rồi kéo chọn đoạn cần đánh dấu. Muốn xóa, bấm vào vùng đã tô và chọn Delete.

Nếu không chọn được chữ, file có thể là bản scan thành ảnh. Khi đó bạn phải nhận dạng chữ (OCR) trước, hoặc dùng công cụ vẽ để khoanh vùng.

Cách che thông tin cho đúng

Đây là phần nhiều người làm sai nhất. Vẽ khối đen đè lên số tài khoản không xóa chữ: lớp text vẫn nằm trong file.

• Cách đúng: dùng công cụ Redact (Acrobat Pro: Tools › Redact › Mark for Redaction, rồi Apply) để xóa hẳn nội dung và phủ khối đen.
• Cách tạm chấp nhận: che thông tin, in ra PDF mới (Print › Microsoft Print to PDF), rồi mở file mới và thử bôi chọn vùng đã che để kiểm tra.
• Luôn giữ lại một bản gốc chưa che ở chỗ riêng, vì Redact là thao tác không hoàn tác được sau khi lưu.

Cách thêm chữ vào file PDF

1. Trong Edge, bấm công cụ Add text (chữ T), nhấn vào vị trí cần ghi rồi gõ nội dung; bạn đổi được cỡ chữ, màu và khoảng cách.
2. Trong Acrobat Reader, chọn Fill & Sign › Add text, phù hợp với biểu mẫu cần điền.
3. Nếu file là biểu mẫu có sẵn ô nhập (form field), chỉ cần nhấn vào ô và gõ, không cần công cụ nào khác.

Cách ký tên vào PDF

Trong Acrobat Reader: Fill & Sign › Sign yourself › Add signature, rồi gõ tên, vẽ bằng chuột hoặc chèn ảnh chữ ký nền trắng. Kéo vào đúng vị trí và lưu bằng File › Save As để giữ bản gốc.

Lưu ý pháp lý: chữ ký vẽ tay dạng hình ảnh chỉ mang tính xác nhận thông thường. Với hợp đồng hoặc hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, bạn cần chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp.

Sai lầm thường gặp

• Lưu bằng Save thay vì Save As khiến bản gốc bị ghi đè.
• Dùng công cụ trực tuyến lạ để tải lên file có thông tin cá nhân, hợp đồng hay giấy tờ tùy thân.
• Quên kiểm tra lại bố cục sau khi chuyển PDF qua Word; hãy xuất lại PDF và so sánh trang trước khi gửi.
• Đặt chữ ký đè lên nội dung quan trọng khiến chữ bị khuất.

Xem thêm các bài cùng chủ đề: cách tạo và xóa comment trong Word, mở khóa file Word không cho chỉnh sửa, kích thước khổ giấy A4 khi cần in và cách nén file ZIP, RAR khi gửi nhiều file PDF.

Câu hỏi thường gặp

Bôi đen trong PDF là tô sáng hay che thông tin?

Có hai nghĩa. Tô sáng (Highlight) chỉ phủ màu lên chữ để nhấn mạnh, người xem vẫn đọc được. Che thông tin (Redact) xóa hẳn nội dung bên dưới rồi phủ khối đen. Muốn ẩn số tài khoản thì phải dùng Redact.

Vẽ hình chữ nhật đen đè lên chữ có an toàn không?

Không. Khối đen chỉ là lớp vẽ bên trên, chữ gốc vẫn còn trong file nên người nhận bôi chọn rồi dán ra là đọc được. Hãy dùng Redact, hoặc in ra PDF mới rồi thử sao chép vùng đã che để kiểm tra.

Chỉnh sửa PDF miễn phí được không?

Được ở mức cơ bản. Edge cho tô sáng, vẽ, thêm văn bản và lưu lại; Acrobat Reader miễn phí cho bình luận và Fill & Sign. Sửa chữ trong đoạn văn hay che thông tin triệt để thì cần bản trả phí.

Mở file PDF bằng Word để sửa có mất định dạng không?

Thường là có. Word chuyển PDF thành tài liệu Word nên bảng, cột, font và vị trí ảnh dễ xê dịch, nhất là file nhiều cột hoặc file scan. Chỉ nên dùng khi bạn sẽ dàn trang lại.

Ký tên vào PDF trên điện thoại thế nào?

Trên iPhone, mở file trong ứng dụng Files rồi dùng công cụ Đánh dấu (Markup) và chọn biểu tượng chữ ký. Trên Android, Acrobat Reader có mục Fill & Sign. Đây là chữ ký hình ảnh, khác chữ ký số.