Cách tạo và xóa comment trong Word

Để tạo comment trong Word, bạn bôi đen đoạn văn bản cần nhận xét, vào thẻ Review rồi bấm New Comment, hoặc nhấn nhanh tổ hợp Ctrl + Alt + M. Muốn xóa, bạn bấm chuột phải vào comment và chọn Delete Comment; xóa toàn bộ thì vào Review > Delete > Delete All Comments in Document.

Comment trong Word là gì, khác gì Track Changes?

Comment (chú thích) là một ghi chú nằm ngoài lề trang, gắn với một đoạn văn bản cụ thể. Comment không làm thay đổi nội dung tài liệu, chỉ để góp ý, nhắc việc, hỏi lại tác giả.

Nhiều người nhầm comment với Track Changes (theo dõi sửa đổi). Hai tính năng này khác nhau rõ rệt:

Tiêu chí	Comment	Track Changes
Mục đích	Ghi nhận xét, đặt câu hỏi	Ghi lại mọi lần thêm, xóa, sửa chữ
Có đổi nội dung bài không	Không	Có, hiển thị dạng gạch ngang và chữ màu
Cách xử lý sau cùng	Delete hoặc Resolve	Accept hoặc Reject
Phím tắt tạo mới	Ctrl + Alt + M	Ctrl + Shift + E để bật/tắt

Các bước tạo comment trong Word

1. Bôi đen từ, câu hoặc đoạn mà bạn muốn chú thích. Nếu chỉ đặt con trỏ mà không bôi đen, Word sẽ gắn comment vào từ gần con trỏ nhất.
2. Mở thẻ Review trên thanh ribbon.
3. Bấm New Comment. Phím tắt tương đương là Ctrl + Alt + M.
4. Nhập nội dung nhận xét vào khung vừa hiện ra.
5. Với Microsoft 365 và Word 2021, bấm nút Post hình mũi tên (hoặc Ctrl + Enter) để đăng comment. Các bản cũ hơn chỉ cần bấm ra ngoài vùng văn bản.

Một cách nhanh khác: bôi đen văn bản rồi bấm chuột phải, chọn New Comment ngay trong menu ngữ cảnh.

Đường dẫn menu theo từng phiên bản Word

Phiên bản	Cách tạo comment	Cách xóa
Word 2007	Review > New Comment	Chuột phải vào comment > Delete Comment
Word 2010, 2013	Review > New Comment	Review > Delete, có mục Delete All Comments in Document
Word 2016, 2019	Review > New Comment, khung hiện bên lề phải	Review > Delete hoặc chuột phải
Word 2021 và Microsoft 365	Review > New Comment, có thêm nút Comments ở góc trên phải để mở khung Comments	Bấm dấu ba chấm trên comment > Delete thread
Word Online	Review > New Comment hoặc nút Comments	Dấu ba chấm trên comment > Delete

Từ Word 2013 trở đi, comment còn có thêm chức năng Reply để trả lời theo chuỗi và Resolve để đánh dấu đã xử lý. Comment đã Resolve chuyển sang màu mờ nhưng vẫn còn trong file, nên muốn bỏ hẳn thì vẫn phải xóa.

Cách xóa comment trong Word

Xóa một comment: bấm chuột phải vào comment đó và chọn Delete Comment. Cách khác là bấm chọn comment rồi vào Review > Delete.

Xóa toàn bộ comment:

1. Vào thẻ Review.
2. Bấm mũi tên nhỏ dưới nút Delete trong nhóm Comments.
3. Chọn Delete All Comments in Document. Toàn bộ chú thích trong file biến mất ngay.

Nếu bạn chỉ muốn xóa comment của một người, hãy vào Review > Show Markup > Specific People và bỏ tích những người khác, sau đó chọn Delete > Delete All Comments Shown.

Một cách dọn sạch tài liệu trước khi gửi đi là dùng File > Info > Check for Issues > Inspect Document, tích mục Comments, Revisions and Versions rồi bấm Remove All. Lưu ý thao tác này không hoàn tác được, nên hãy lưu một bản sao trước.

Ẩn comment và in tài liệu không kèm comment

Nhiều khi bạn không muốn xóa mà chỉ muốn ẩn tạm:

• Ẩn trên màn hình: vào Review > Show Markup và bỏ tích Comments. Hoặc chọn chế độ xem No Markup trong ô Display for Review.
• In mà không có comment: vào File > Print, bấm vào mục Print All Pages, bỏ tích Print Markup rồi in.
• Xuất PDF sạch: khi lưu bằng File > Save As > PDF, bấm Options và bỏ tích Document showing markup. Muốn thêm chữ hay ký tên vào bản PDF đó, bạn xem bài cách chỉnh sửa file PDF: bôi đen, thêm chữ, ký tên.

Đổi tên người bình luận

Tên hiển thị trên comment lấy từ thông tin người dùng của Office. Để sửa, bạn vào File > Options > General, nhập lại User name và Initials, nên tích thêm ô “Always use these values regardless of sign in to Office” nếu máy có nhiều người dùng. Lưu ý rằng các comment đã tạo trước đó vẫn giữ tên cũ, chỉ comment mới mang tên vừa đổi.

Lỗi thường gặp khi dùng comment

• Không bấm được New Comment: tài liệu đang bị bật chế độ hạn chế chỉnh sửa hoặc đang mở ở Protected View. Bạn bấm Enable Editing, hoặc xem thêm bài cách mở khóa file Word không cho chỉnh sửa.
• Comment không hiện bên lề: do đang ở chế độ Simple Markup, comment thu lại thành một biểu tượng nhỏ. Bấm vào biểu tượng đó hoặc chuyển sang All Markup.
• File .doc đời cũ: định dạng Word 97-2003 không hỗ trợ chuỗi trả lời comment. Hãy lưu lại thành .docx để dùng đủ tính năng.
• Comment biến mất khi gửi qua Excel hoặc Google Docs: mỗi phần mềm quản lý chú thích theo cách riêng, nên hãy kiểm tra lại sau khi chuyển định dạng. Nếu bạn cũng làm việc nhiều với bảng tính, có thể tham khảo bài cách copy Excel giữ nguyên định dạng, độ rộng cột.

Câu hỏi thường gặp

Phím tắt tạo comment trong Word là gì?

Phím tắt là Ctrl + Alt + M. Bạn bôi đen đoạn văn bản rồi nhấn tổ hợp này, khung chú thích sẽ hiện ra ngay.

Làm sao xóa hết comment trong Word chỉ bằng một bước?

Vào Review, bấm mũi tên dưới nút Delete rồi chọn Delete All Comments in Document. Toàn bộ comment trong tài liệu sẽ bị xóa.

Resolve và Delete comment khác nhau thế nào?

Resolve chỉ đánh dấu comment đã được xử lý, nội dung vẫn còn trong file và có thể mở lại. Delete xóa hẳn comment khỏi tài liệu.

In tài liệu nhưng không muốn in comment thì làm sao?

Vào File > Print, bấm vào mục Print All Pages và bỏ tích Print Markup, sau đó in như bình thường.