Cách làm mục lục trong Word tự động, chỉnh sửa và cập nhật

Cách nhanh nhất là gán kiểu Heading 1, 2, 3 cho các tiêu đề, sau đó vào thẻ References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục) và chọn Automatic Table. Word sẽ tự lập mục lục có số trang và liên kết bấm được.

Bước 1: Gán kiểu tiêu đề (Heading)

1. Bôi đen dòng tiêu đề chương, mục lớn.
2. Ở thẻ Home (Trang chủ), nhóm Styles (Kiểu), chọn Heading 1.
3. Tiêu đề cấp nhỏ hơn thì dùng Heading 2, Heading 3.
4. Lặp lại cho toàn bộ tiêu đề trong tài liệu. Có thể mở Navigation Pane (View › Navigation Pane) để kiểm tra cấu trúc.

Cấp tiêu đề	Dùng cho	Ví dụ
Heading 1	Chương, phần lớn	Chương 1. Tổng quan
Heading 2	Mục con	1.1. Lý do chọn đề tài
Heading 3	Tiểu mục	1.1.1. Tính cấp thiết

Bước 2: Chèn mục lục tự động

1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn đặt mục lục, thường là sau trang bìa.
2. Chọn thẻ References › Table of Contents.
3. Chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2.

Mục lục xuất hiện với tên tiêu đề, dấu chấm dẫn và số trang. Giữ Ctrl và bấm vào mục để nhảy tới nội dung. Tên thẻ và nút có thể hiển thị tiếng Việt hoặc tiếng Anh tuỳ phiên bản Word và ngôn ngữ cài đặt; vị trí các lệnh tương tự giữa Word 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365 trên Windows, còn bản Mac cũng có thẻ References.

Bước 3: Tuỳ chỉnh mục lục

1. Vào References › Table of Contents › Custom Table of Contents.
2. Ở ô Show levels, chọn số cấp hiển thị (thường 2 hoặc 3).
3. Chọn kiểu dấu dẫn (Tab leader) và định dạng (Formats).
4. Bấm OK; nếu hỏi thay thế mục lục hiện tại thì chọn Yes.

Bước 4: Cập nhật mục lục sau khi sửa

Khi bạn thêm bớt nội dung làm thay đổi số trang, bấm vào mục lục rồi chọn Update Table hoặc nhấn phím F9. Chọn Update page numbers only nếu chỉ lệch số trang, hoặc Update entire table nếu có đổi tên tiêu đề hoặc thêm mục mới.

Lỗi thường gặp và cách xử lý

• Mục lục báo “No table of contents entries found”: chưa gán Heading cho tiêu đề; hãy làm lại bước 1.
• Có dòng không mong muốn trong mục lục: dòng đó đang dùng kiểu Heading; đổi về Normal.
• Số trang bị lệch: bấm F9 để cập nhật. Nếu vẫn lệch, kiểm tra các ngắt trang hoặc dòng trống thừa, xem cách xóa trang trống trong Word.
• Muốn số trang không tính trang bìa: tham khảo cách đánh số trang trong Word bắt đầu từ trang bất kỳ.
• Tài liệu bị khoá chỉnh sửa: xem cách mở khoá file Word không cho chỉnh sửa nếu đó là file của bạn.

Mẹo nhỏ

Hãy hoàn thiện nội dung và định dạng Heading trước khi chèn mục lục để ít phải sửa. Nếu nhận file từ PDF, hãy chuyển PDF sang Word rồi gán lại Heading vì kiểu tiêu đề thường bị mất khi chuyển. Cuối cùng, trước khi in hoặc nộp, luôn cập nhật mục lục một lần nữa.

Câu hỏi thường gặp

Làm mục lục trong Word có cần gõ tay không?

Không. Chỉ cần gán Heading cho tiêu đề rồi chèn Automatic Table, Word sẽ tự lập mục lục và số trang.

Làm sao cập nhật mục lục khi sửa nội dung?

Bấm vào mục lục, chọn Update Table (hoặc nhấn F9) và chọn cập nhật số trang hoặc toàn bộ mục lục.

Vì sao mục lục không hiện tiêu đề của tôi?

Thường vì tiêu đề chưa được gán kiểu Heading 1, 2, 3. Hãy gán kiểu rồi cập nhật lại mục lục.

Có làm mục lục trên Word cho Mac được không?

Được. Trên Word Mac cũng có thẻ References và mục Table of Contents với thao tác tương tự.