SOP là gì?

    Em đang đi thực tập, thì sếp em có bảo em làm SOP cho kế hoạch kinh doanh sắp tới. SOP là gì vậy ạ? Lợi ích của việc lập SOP là gì? Viết SOP như thế nào? Anh chị nào biết giải thích giùm em với ạ. Em cảm ơn.

     

    Câu hỏi của vào 07/11/2019   danh mục: Kiến thức chung.
    Thêm bình luận
  • 1 Trả lời

      Khi bạn thêm một nhân viên mới vào công ty của bạn hoặc một thành viên mới trong nhóm của bạn, bạn không thể đòi hỏi họ biết mọi thứ ngay từ ngày đầu. Và bạn không có đủ thời gian để đào tạo họ. Bạn cần soạn nội dung để nhân viên đọc để hiểu quy trình của công việc.

      Hoặc bạn làm việc trong bộ phận dịch vụ khách hàng tại một doanh nghiệp. Một khách hàng đến và nói rằng họ cần trả sản phẩm. Và chắc chắn cửa hàng bạn làm việc đã có sẵn quy tắc bằng văn bản về cách xử lý tình huống.

      Những văn bản mình vừa nhắc đến đó là SOP. Vậy SOP là gì? Lợi ích khi tạo SOP là gì? Viết SOP như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu để biết chính xác và bắt tay vào thực hành nhé.

      SOP là gì?

      SOP viết tắt của Standard Operating Procedure – Quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Là hướng dẫn từng bước, mô tả cách thực hiện hoạt động thường ngày. Nhân viên nên hoàn thành chúng theo cùng một cách chính xác mọi lúc để doanh nghiệp có thể duy trì sự nhất quán.

      SOP đưa ra ai chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ và đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức tuân thủ các quy định của ngành. SOP giúp nhân viên tuân theo các phương pháp cho tất cả các nhiệm vụ thiết yếu nhất của tổ chức.

      Quy trình hoạt động tiêu chuẩn giúp duy trì sự an toàn và hiệu quả cho các bộ phận như:

      • Sản xuất / Quá trình hoạt động
      • Bán hàng và dịch vụ khách hàng
      • Huấn luyện nhân viên
      • Pháp luật
      • Tài chính

      Một quy trình hoạt động tiêu chuẩn không bao giờ khó đọc hoặc mơ hồ. Nó phải ngắn gọn, dễ hiểu và chứa các bước hành động đơn giản. Cần phác thảo rõ ràng các bước.

      Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn là cơ sở để đào tạo bất kỳ nhân viên mới nào. SOP được cập nhật hàng năm để đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu hiện tại của tổ chức.

      Mục đích của quy trình hoạt động tiêu chuẩn là gì?

      Mục đích của một quy trình hoạt động tiêu chuẩn là cải thiện chất lượng và tính nhất quán của các hoạt động.

      SOP cung cấp cho nhân viên cách thực hiện công việc của họ đúng cách. Nhân viên có thể tham khảo các SOP để đảm bảo rằng họ đang tuân thủ đúng quy trình. Điều này giúp các hoạt động chạy trơn tru hơn và giảm các lỗi tiềm ẩn.

      Khi bạn bắt đầu kinh doanh, bạn có một kế hoạch mà bạn muốn xử lý tiếp thị, tài chính, dịch vụ khách hàng, tuyển dụng, v.v. Bạn thậm chí có thể tự mình làm rất nhiều công việc đó.

      Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ phải giao nhiều nhiệm vụ hơn cho nhân viên. Khi nhân viên của bạn phát triển, việc chia sẻ ý tưởng của bạn về cách thực hiện công việc với mọi nhân viên trở nên không thực tế.

      Một chương trình đào tạo có thể giúp đỡ, nhưng nó đòi hỏi nhân viên dành nhiều thời gian để đào tạo người mới trong các thủ tục và làm điều đó đủ tốt để mọi người tuân theo các quy tắc.

      Mục tiêu của SOP là nói với nhóm của bạn một cách chi tiết cách thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Nó có thể là một tài liệu bằng văn bản, thuyết trình PowerPoint, wiki hoặc bất kỳ phương thức giao tiếp nào được nêu ra.

      Lợi ích của quy trình hoạt động tiêu chuẩn

      Sẵn sàng cho sự tăng trưởng trong tương lai

      Nếu các mục tiêu dài hạn của bạn bao gồm mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn sang các văn phòng chi nhánh, thì các quy trình làm việc đã được chứng minh từ bạn có thể thực hiện được. Nhân viên mới tại các địa điểm mới có thể nâng cao uy tín của bạn bằng cách sử dụng các SOP để sao chép các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp tại địa điểm kinh doanh ban đầu của bạn.

      Đơn giản hóa quản lý hiệu suất

      Các nhà quản lý có thể sử dụng SOP để phát triển các mục tiêu và đưa ra các đánh giá hiệu suất của từng cá nhân. Nhân viên làm việc tuân thủ các tiêu chuẩn biết chính xác những gì được mong đợi ở họ và họ lên kế hoạch cho lịch làm việc để đáp ứng mục tiêu một cách hiệu quả.

      Khi tất cả nhân viên tuân theo cùng một quy trình, việc đo lường họ theo cùng tiêu chuẩn là một vấn đề dễ dàng. Hiệu suất có thể được đánh giá chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp nhân viên có hiệu suất cao được khen thưởng, và nhân viên có hiệu suất thấp được đào tạo lại hoặc bị quản chế.

      Kiểm soát chất lượng và tính nhất quán của sản phẩm

      Khi doanh nghiệp của bạn tạo ra một sản phẩm mà bạn tự hào, bạn muốn duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao. Các quy trình được chuẩn hóa hướng dẫn công nhân và giảm khả năng bỏ lỡ các bước hoặc các lỗi khác ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm đã hoàn thành.

      Các SOP được theo dõi tỉ mỉ đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn được tạo theo cùng một cách từ đầu đến cuối. Cung cấp một kế hoạch chi tiết cho dây chuyền sản xuất tạo ra sự nhất quán và bảo vệ tính toàn vẹn của sản phẩm của bạn.

      Bảo vệ bản thân khỏi mất kiến ​​thức

      Nếu các chi tiết về quy trình kinh doanh của bạn được lưu trữ trong đầu của một nhân viên chủ chốt và không được viết ra, thì việc mất nhân viên đó có thể là thảm họa. Tài liệu về các quy trình công việc tồn tại sự suy giảm nhân viên do nghỉ hưu và từ chức, và cho phép công ty của bạn tiếp tục như bình thường.

      Thật khó để thay thế những công nhân có kinh nghiệm, có kỹ năng, nhưng các văn bản được viết tốt toàn diện đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh có giá trị sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

      Tiết kiệm chi phí đào tạo

      Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nhiệm vụ và kinh nghiệm của nhân viên, các SOP có thể không hoàn toàn thay thế cho việc đào tạo. Tài liệu quy trình hoạt động tiêu chuẩn có thể giảm thời gian đào tạo. SOP đóng vai trò là người hướng dẫn để tham khảo và cho phép nhân viên mới làm việc độc lập mà không phụ thuộc quá nhiều vào người giám sát.

      Cách viết quy trình hoạt động tiêu chuẩn

      1. Nêu mục tiêu

      Tất cả các tổ chức có quy trình được lặp lại hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Khi bạn xác định mục tiêu của mình, hãy hỏi xem có cần một tài liệu SOP cho mục tiêu cụ thể đó không. Hoặc, xem liệu một SOP đã được tạo ra để hoàn thành mục tiêu hay chưa và có lẽ bạn chỉ cần xem lại nó và tìm cách cải thiện nó.

      Hãy tự hỏi nếu có một lý do cụ thể tại sao mục tiêu này phải được kèm theo một tài liệu quy trình hoạt động chuẩn.

      Khi bạn biết những gì bạn muốn SOP của bạn thực hiện, việc viết một phác thảo và xác định các chi tiết sẽ dễ dàng hơn nhiều.

      2. Chọn định dạng

      Rất có thể là công ty của bạn đã có một số tài liệu SOP đã được viết trong quá khứ.

      Nếu bạn không có bất kỳ tài liệu nào để sử dụng làm tài liệu tham khảo, hãy thử một trong những ý tưởng sau:

      • Định dạng các bước đơn giản: Sử dụng định dạng này cho các quy trình thường ngắn và dễ thực hiện. Ngoài các hướng dẫn an toàn và các tài liệu bắt buộc khác, loại định dạng này thường là một danh sách được đánh số hoặc gạch đầu dòng đơn giản với các câu ngắn, đơn giản, rõ ràng và dễ đọc.
      • Định dạng các bước phân cấp: Nếu quy trình của bạn có nhiều bước liên quan đến một số quyết định, bạn có thể muốn sử dụng định dạng các bước phân cấp. Đây thường là một danh sách gạch đầu dòng hoặc đánh số các bước chính theo sau là một tập hợp các bước cụ thể.
      • Định dạng sơ đồ: Bạn có thể muốn sử dụng sơ đồ để vạch ra và lên kế hoạch cho các thủ tục bao gồm nhiều kết quả có thể xảy ra. Đây là một lựa chọn tốt khi kết quả không phải lúc nào cũng có thể dự đoán được.

      3. Nói chuyện với nhân viên

      Kết hợp nhóm và hỏi họ xem họ nghĩ công việc nên được thực hiện như thế nào. Đây là những người mà bạn sẽ yêu cầu tuân thủ SOP, vì vậy bạn muốn chắc chắn rằng điều đó có ý nghĩa với họ và bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần thiết.

      Sẽ có nhiều bản nháp và đánh giá, hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn xem lại bản nháp để họ có thể đưa ra đề xuất bổ sung.

      4. Xác định phạm vi

      Có thể là các SOP bạn đang làm việc phụ thuộc vào các nhóm nhóm khác trong các phòng ban khác để được hoàn thành thành công. Xác định xem có đủ để tham chiếu các quy trình khác đó không hoặc nếu bạn cần thêm chúng vào tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn hiện tại. Có thể bạn cần một sơ đồ hoặc bản đồ để xác định rõ ràng các phụ thuộc và các bên có trách nhiệm.

      5. Xác định đối tượng của bạn

      Biết đối tượng của bạn giúp bạn xác định cách bạn nên viết tài liệu SOP như thế nào. Hãy xem xét những câu hỏi sau:

      • Kiến thức trước đây của họ là gì? Họ đã quen thuộc với tổ chức và các thủ tục? Họ đã biết thuật ngữ này chưa? Họ đã trở nên tự mãn và cần một người bồi dưỡng? Bạn cần phải viết cho cấp độ kiến ​​thức của khán giả của bạn quá nhiều thứ hoặc làm cho nó quá phức tạp và bạn sẽ mất chúng.
      • Kỹ năng ngôn ngữ của họ là gì? Có thể khán giả của bạn không nói ngôn ngữ của bạn. Nếu đó là trường hợp, bạn có thể muốn sử dụng nhiều hình ảnh hơn từ ngữ.
      • Họ có phải là nhân viên mới không? Khi đưa vào nhân viên mới, các tài liệu SOP của bạn cần phải rất chi tiết và định hướng đào tạo. Bạn muốn đảm bảo kết quả nhất quán bất kể ai đang thực hiện một nhiệm vụ.
      • Kích thước của khán giả của bạn là gì? Nhiều người trong các vai trò khác nhau trên nhiều tổ chức sẽ đọc tài liệu? Nếu vậy, bạn có thể muốn viết các thủ tục theo cách xác định rõ ràng ai, hoặc vai trò nào, thực hiện từng nhiệm vụ. Điều này giúp nhân viên của bạn hiểu mỗi người phù hợp với quy trình và tại sao lại quan trọng.

      6. Bắt đầu viết SOP

      6.1 Trang tiêu đề

      Trang này có thể bao gồm:

      • Tiêu đề
      • Nhận dạng SOP
      • Ngày xuất bản hoặc ngày sửa đổi
      • Tên của vai trò, tổ chức, bộ phận hoặc cơ quan mà SOP áp dụng
      • Tên và chữ ký của những người đã chuẩn bị và phê duyệt các thủ tục được nêu trong SOP

      6.2 Mục lục

      Bạn chỉ cần mục lục nếu tài liệu lớn với nhiều trang. Mục lục cho phép dễ dàng truy cập vào các khu vực cụ thể của tài liệu.

      6.3 Quy trình cụ thể

      Đây là phần lớn của tài liệu và bao gồm các quy trình từng bước cụ thể cần phải được thực hiện để tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của tổ chức. Phần này bao gồm:

      • Mô tả về phạm vi và mục đích của SOP, giới hạn của nó và cách sử dụng. Bạn có thể bao gồm các tiêu chuẩn, yêu cầu quy định, vai trò và trách nhiệm.
      • Chi tiết và bổ sung cần thiết để hoàn thành mỗi bước. Thảo luận về các quyết định cần phải được đưa ra.
      • Làm rõ các thuật ngữ, bao gồm các từ viết tắt và cụm từ có thể không quen thuộc với người đọc.
      • Cảnh báo: Những cảnh báo phải được liệt kê trong một phần riêng biệt và chúng phải kèm theo các bước áp dụng trong quy trình.
      • Một danh sách đầy đủ của tất cả các thiết bị và vật tư cần thiết, nơi để tìm thấy chúng, và khi nào sẽ cần thiết.
      • Phần khắc phục sự cố để bao gồm những thứ có thể sai, người đọc nên tìm và những gì có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

      7. Xem lại, kiểm tra, chỉnh sửa, lặp lại

      Sau khi bạn đã viết quy trình hoạt động tiêu chuẩn của mình:

      1. Gửi một bản thảo của SOP cho các thành viên trong nhóm để xem xét.
      2. Tự kiểm tra tài liệu để đảm bảo rằng bạn đạt được kết quả mong muốn.
      3. Yêu cầu các thành viên khác trong nhóm kiểm tra các quy trình để đảm bảo rằng ngôn ngữ rõ ràng, có thể dễ dàng thực hiện và có thể được thực hiện chính xác.
      4. Kết hợp chỉnh sửa và đề xuất có liên quan để cải thiện tài liệu.
      5. Lặp lại các bước này cho đến khi tài liệu được chấp thuận và chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan.
      6. Thực hiện các bài viết. Làm cho nó dễ dàng truy cập cho những người cần nó để làm công việc của họ.

      Bạn nên xem lại SOP từ sáu đến mười hai tháng hoặc khi cần thiết để cải thiện và phản ánh bất kỳ thay đổi nào đã được thực hiện.

      Kết luận

      Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) được trình bày chi tiết, bằng văn bản về cách thực hiện hoạt động kinh doanh. Chúng rất dễ đọc và chúng giải thích mọi chi tiết của quá trình được mô tả. Điều quan trọng cần lưu ý là một quy trình hoạt động tiêu chuẩn tốt không tập trung vào những gì cần phải làm mà là cách thực hiện. Một quy trình hoạt động tiêu chuẩn là một công cụ hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên có.

      Mẫu giáoĐã trả lời vào 12/11/2019
      Thêm bình luận

    • Câu trả lời của bạn
      Khi tham gia trả lời bạn phải đồng ý với các điều khoản trên web site của chúng tôi: privacy policy and terms of service.