Scan là gì?

Scan là gì?

Scan dịch theo tiếng anh nghĩa là “Quét”. Nó là một từ khá đa nghĩa và được dùng rất thông dụng.

Trong một chương trình phần mềm tìm kiếm và diệt virut cũng cần dùng thuật ngữ Scan. Nó dùng để mô tả một quá trình xem xét một chương trình phần mềm với mục đích tăng cường bảo mật.

Một phần mềm hỗ trợ trên điện thoại thông minh hoặc thiết bị chuyên dụng quét mã QR hay mã vạch các loại tương tự cũng là Scan.

Những định nghĩa trên chỉ là theo nghĩa tiếng Anh thông thường, tuy nhiên nó còn một định nghĩa thông dụng khác. Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Như vậy, Scan là một hoạt động trái ngược với máy in hay photocopy, nó chuyển từ văn bản hữu hình trở thành các file ảo trên máy tính hoặc các bộ nhớ

Công dụng của Scan

1. Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết hơn.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

2. Độ bảo mật thông tin an toàn cao

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét  sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

Bạn thử nghĩ xem nếu toàn bộ tài liệu của một doanh nghiệp mà được lưu trữ trên giấy tờ thì doanh nghiệp đó sẽ còn cần một nhà kho để lưu trữ chúng. Đồng thời họ phải có một đội ngũ khổng lồ để tìm kiếm thông tin cần thiết. Như một nhiệm vụ bất khả thi và tài liệu rất dễ bị thất thoát . Thế nhưng nếu số hóa tài liệu đó thì bạn chỉ cần máy tính và một không gian ảo để lưu trữ thôi và tất nhiên chuyện bảo mật sẽ dễ dàng hơn

3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

Trên đây là những điều cơ bản về Scan, mong rằng những thông tin này có thể giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công!