Invoice được dịch ra tiếng việt có nghĩa là hóa đơn. Vậy hóa đơn là gì? Ý nghĩa của nó đối với đời sống của chúng ta?  Hóa đơn bao gồm những gì? Vậy thì hôm nay xin mời các bạn hãy cùng chúng tôi đọc những thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn về hóa đơn nhé.

Hóa đơn là gì?

Một hóa đơn, đôi khi được gọi là hóa đơn bán hàng, là một văn bản được gửi bởi một nhà cung cấp của một sản phẩm hay dịch vụ cho người mua. Hóa đơn thiết lập một nghĩa vụ về phía người mua phải trả, tạo ra một tài khoản phải thu. Nói cách khác, hóa đơn là một văn bản xác minh thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Hóa đơn là một phần quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán và kế toán doanh nghiệp của bạn vì chúng ghi lại các giao dịch bán hàng.

Hóa đơn bao gồm những gì?

Các phần thông thường trong hóa đơn bao gồm:

Ngày mà hóa đơn được tạo. Đừng quên điều này, nên có ngày của hóa đơn bắt đầu, nếu bạn có điều khoản (thời hạn thanh toán), bạn muốn bao gồm ngày để mọi người biết khi nào đến hạn thanh toán.

Tên và địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp. Nếu bạn đang tạo hóa đơn trong phần mềm kế toán, bạn có thể chỉ cần địa chỉ email của khách hàng, nhưng vẫn nên thu thập và bao gồm địa chỉ thực, trong trường hợp bạn cần gửi thư hoặc tài liệu thực.

Tên liên lạc của các cá nhân tại hai doanh nghiệp (hoặc doanh nghiệp và cá nhân). Đó là một quy tắc quan hệ khách hàng tốt để đảm bảo bạn đánh vần tên chính xác.

Mô tả các mặt hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thường thì bạn sẽ có mô tả mục tiêu chuẩn và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy càng cụ thể và chi tiết càng tốt, khi bạn tạo hóa đơn. Điều này tránh sự nhầm lẫn và các vấn đề “Tôi không biết”.

Điều khoản thanh toán. Ví dụ: nhà cung cấp có thể chỉ định “30 ngày”, có nghĩa là toàn bộ số tiền đáo hạn trong vòng 30 ngày.

Cách lập hóa đơn cho khách hàng

Bạn có thể đang sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trực tuyến hoặc có thể bạn đang sử dụng hóa đơn được in sẵn mà bạn sẽ hoàn thành. Quá trình hoạt động theo cùng một cách cho cả hai quá trình lập hóa đơn.

Bạn sẽ chuẩn bị một hóa đơn chỉ sau khi bạn đã vận chuyển hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng:

Bắt đầu bằng cách xác định khách hàng. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể muốn xác định một khách hàng phụ hoặc công việc trong tệp của khách hàng đó bao gồm các số tài liệu trước đó liên quan đến việc bán hàng này, bao gồm mọi đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận bán hàng hoặc ước tính.

Xác định các mặt hàng được bán và giao. Thông thường, bạn sẽ ghi bao gồm tên của sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng (hoặc thời gian, cho các dịch vụ) và tỷ lệ (trên mỗi mặt hàng hoặc mỗi giờ). Nếu bạn đang sử dụng phần mềm trực tuyến, tổng số cho mỗi mục được tính toán. Đây là nơi mà bạn có thể cần phải phân loại một mặt hàng là ” đặt hàng trở lại .” Mỗi mục có một dòng riêng và tổng số tất cả các dòng được thêm vào.

Tiếp theo, bạn sẽ ghi những thông tin bao gồm bất kỳ khoản tiền gửi nào đã được thực hiện bởi khách hàng hoặc bất kỳ khoản giảm giá nào được áp dụng cho hóa đơn này.

Bạn có thể cung cấp cho khách hàng các phương thức thanh toán khác nhau, có thể giảm giá khi thanh toán bằng tiền mặt.

Bao gồm các điều khoản vận chuyển cho các sản phẩm vận chuyển. Có hai loại: điểm vận chuyển FOB hoặc điểm đến FOB. (FOB là viết tắt của ” miễn phí trên tàu “) Nếu các điều khoản là điểm vận chuyển FOB thì người gửi hàng (đó là người bán) trả tiền vận chuyển. Nếu các điều khoản là điểm đến FOB, người mua trả tiền vận chuyển. Đó cũng là một ý tưởng tốt để lưu ý để khách hàng chọn vật phẩm trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào về mặt hàng được nhận.

Bao gồm các điều khoản bán hàng. Đó là, khi nào bạn muốn người mua thanh toán và bạn sẽ giảm giá cho khoản thanh toán sớm? Các điều khoản được thể hiện như thế này 2/10. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ được giảm giá 2% nếu nhận được khoản thanh toán trong vòng 10 ngày và toàn bộ số dư đáo hạn trong 30 ngày.

Hóa đơn có thể được gửi qua thư hoặc gửi qua email hoặc fax cho khách hàng.

Khi khách hàng thanh toán, số hóa đơn cần được ghi chú trên biên lai bán hàng và khớp với biên lai bán hàng trong phần mềm kế toán của bạn, vì vậy rõ ràng hóa đơn đã được thanh toán. Khoản thanh toán lấy số tiền còn thiếu trong tài khoản phải thu của bạn.

Hóa đơn so với đơn đặt hàng

Hóa đơn đôi khi bị nhầm lẫn với các đơn đặt hàng mua. Đơn đặt hàng (PO) trước giao dịch và hóa đơn sau giao dịch. Mặt khác, hóa đơn ghi lại việc nhận sản phẩm hoặc dịch vụ, và như đã lưu ý ở trên, các điều khoản thanh toán. Đơn đặt hàng được nhiều công ty sử dụng như một phần của quy trình phê duyệt. Một số công ty yêu cầu đơn đặt hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ với số tiền cụ thể.

So sánh invoice và bill ( cùng là hóa đơn)

Bill là hóa đơn thanh toán, là một danh sách liệt kê hàng hóa hoặc những dịch vụ bạn sử dụng, cùng số tiền bạn cần trả cho mỗi sản phẩm và tổng số tiền phải trả.

Invoice là biên lai thanh toán dùng trong thủ tục chính thức, là danh sách liệt kê từng món hàng hóa được bán hay dịch vụ/ công việc được thực hiện cùng giá cả: hóa đơn, danh sách đơn hàng.

Trên invoice, khác với bill, ta còn thấy ngoài hàng liệt kê từng món hàng hay công việc làm, giá thành phần, còn thêm chi tiết như số sở thuế cấp cho hãng (tax number), hay số tài khoản hãng dành cho chủ nhân để tính tiền được dùng như số hồ sơ (customer account number). Trên hoá đơn (bill) thường không có chi tiết này.

Từ những thông tin trên mong rằng sẽ giúp các bạn hiểu được phần nào về Invoice ( hóa đơn).