RE: Procurement là gì

      Procurement là gì? ai có kiến thức về procurement thì giải thích chi tiết cho em với cả nhà

      Câu hỏi của MBA vào 13/03/2019   danh mục: Kinh tế học.
      Thêm bình luận
      1 Trả Lời

        Procurement là gì?

        Nhập hàng (Procurement) là hoạt động kinh tế trong điều kiện nắm rõ nhu cầu thị trường, căn cứ vào khả năng kinh doanh của doanh nghiệp, tận dụng sách lược và phương pháp thu mua thích hợp, thông qua trao đổi ngang giá, nhận hàng hoá có thể bán được để thực hiện mục tiêu tiêu thụ của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm hai nội dung, một là nhân viên thu mua bắt buộc phải chủ động có phản ứng lại với nhu cầu của khách hàng, mặt khác phải duy trì mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với nhà cung cấp.

        Procurement là gì?

        Nguyên tắc nhập hàng

        Có câu “mua được hàng tốt coi như bán được một nửa”, “chỉ có mua sai chứ không có bán sai”. Doanh nghiệp bán lẻ nếu muốn mua được hàng chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường thì quá trình mua hàng nên tuân thủ nguyên tắc nhất định.

        1. Nhập theo nhu cầu

        Nhập theo nhu cầu là chỉ căn cứ vào nhu cầu hàng hoá trên thị trường mục tiêu để quyết định hàng hoá mua vào. Với doanh nghiệp bán lẻ, quan hệ giữa mua và bán không phải mua vào hàng gì là có thể bán ra loại hàng đó, mà là thị trường có nhu cầu về loại hàng hoá gì, loại hàng hoá gì dễ bán, thì mới nhập loại hàng hoá đó. Vì thế nguyên tắc đó là bán được gì thi nhập cái đó, bán được bao nhiêu thì nhập bấy nhiêu, được quyết định hoàn toàn bởi tình hình tiêu thụ.

        Nguyên tắc nhập theo nhu cầu có thể giải quyết mối quan hệ giữa hai khâu nhập hàng và tiêu thụ, cũng có thể giúp xưởng sản xuất theo nhu cầu, tránh việc sản xuất mù quáng.

        Khi tuân theo nguyên tắc nhập theo nhu cầu còn phải áp dụng những chiến lược thu mua khác nhau đối với những loại hàng hoá khác nhau. Ví dụ:

        • Với những loại hàng hoá sử dụng hàng ngày có lượng tiêu thụ khá ổn định, ít bị ảnh hưởng bởi những nhân tố bên ngoài, có thể nhập dựa vào lượng tiêu thụ, bán bao nhiêu mua bấy nhiêu, bán được gì mua thứ đó.
        • Với những loại hàng hoá mang tính thời vụ phải dự đoán trước rồi mới quyết định số lượng nhập vào để tránh bị quá hạn gây tồn hàng.
        • Với những loại hàng hoá mới ra mắt cần phải điều tra nhu cầu thị trường rồi mới quyết định lượng hàng nhập vào. Khi tiêu thụ, cửa hàng có thể quảng cáo một cách phù hợp để dẫn dắt và kích thích khách hàng mua hàng.
        1. Nhập đều, bán nhanh

        Nhập đều bán nhanh là chỉ doanh nghiệp bán lẻ nhập hàng đều đặn nhiều chủng loại hàng hoá, lượng nhỏ và chu kỳ ngắn. Điều này được quyết định bởi tính chất và lợi ích kinh tế của doanh nghiệp bán lẻ. Vì quy mô của doanh nghiệp bán lẻ có hạn chế, vốn quay vòng cũng có hạn, hơn nữa điều kiện dự trữ hàng cũng khá kém, để mở rộng chủng loại kinh doanh thì phải giảm lượng nhập của mỗi loại hàng hoá, cố gắng tăng số loại hàng, dùng nhập đều thúc đẩy bán nhanh, dùng bán nhanh thúc đẩy nhập đều.

        Nhập đều bán nhanh còn có thể giúp tăng tốc độ quay vòng vốn của doanh nghiệp bán lẻ, tăng cường hiệu suất s ử dụng vốn, vì thế đây cũng là một trong những cách nâng cao lợi ích kinh tế có hiệu quả.

        1. Dùng nhập thúc đẩy bán

        Là khi doanh nghiệp nhập hàng vào, mở nhiều nguồn nhập hàng, nhập nhiều hàng mới, nhiều chủng loại mới để dùng sản phẩm thúc đẩy, lôi kéo khách hàng mua hàng.

        Dùng nhập thúc đẩy bán yêu cầu doanh nghiệp bán lẻ phải làm tốt điều tra nhu cầu thị trường trước, trên cơ sở đó quyết định chủng loại và số lượng nhập hàng.

        Thông thường, với những sản phẩm đang mới khai thác, vẫn đang trong giai đoạn bán thử, cần phải nhập ít bán thử trước, chỉ khi khách hàng chấp nhận thì mới nhập nhiều.

        1. Dự trữ duy trì bán ra

        Là doanh nghiệp bán lẻ phải đảm bảo một lượng hàng tồn nhất định để đảm bảo có thể cung cấp hàng kịp thời để tránh bị gián đoạn tiêu thụ ảnh hưởng tình hình kinh doanh.

        Dữ trữ hàng yêu cầu doanh nghiệp bán lẻ phải liên tục kiểm tra tỉ lệ giữa hàng tiêu thụ và lượng hàng tồn, thông qua lượng tiêu thụ quyết định số hàng tồn hợp lý, phát huy tối đa tác dụng của phương pháp dự trữ duy trì bán ra.

        1. Kinh doanh văn minh

        Doanh nghiệp bán lẻ đối diện với khách hàng, bán hàng cho khách để lấy lợi nhuận, nên phải đảm bảo nguyên tắc kinh doanh văn minh, thành thật với khách hàng. Nguyên tắc này liên quan tới khi nhập hàng, đó là nhập hàng đảm bảo chất lượng, tuyệt đối tránh hàng giả hàng kém chất lượng.

        Rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ khi nhập hàng tuân thủ nguyên tắc “5 loại hàng không nhập, 1 trường hợp phải trả hàng” để đảm bảo lợi ích của bản thân cũng như của khách hàng.

        • Không nhập hàng không nhãn hiệu.
        • Không nhập hàng giả hàng.
        • Không nhập hàng không tên nhà máy, không địa chỉ sản xuất, không có hạn sử dụng.
        • Không nhập hàng không có giấy phép sản xuất, không có giấy chứng nhận chất lượng.
        • Không nhập hàng có dòng chảy không hợp lý.
        • Hàng nhận không như đơn đặt hàng kiên quyết trả hàng.
        1. Tuân thủ hợp đồng

        Khi mua hàng phải dùng hợp đồng để xác lập mối quan hệ mua bán với bên cung cấp hàng hoá, đảm bảo lợi ích của cả hai bên và giúp doanh nghiệp bán lẻ kinh doanh bình thường.

        Vì thế khi lập hợp đồng mua hàng, phải đảm bảo hợp đồng có hiệu lực và hợp pháp, để hợp đồng mua hàng trở thành cái ô đảm bảo cho sự vận hành bình thường của doanh nghiệp bán lẻ.

        Kênh mua hàng

                    Con đường nhập hàng là doanh nghiệp bán lẻ thông qua những quy trình nào, con đường nào để mua hàng về. Mỗi doanh nghiệp bán lẻ đều có đặc điểm riêng của mình, nên con đường nhập hàng cũng không nhất định phải giống nhau.

        Nhưng thông thường, khi lựa chọn con đường mua hàng cần phải chú ý vài điểm sau:

        • Quy trình đơn giản: cố gắng giảm thiểu quy trình nhập hàng, tăng tốc độ mua hàng.
        • Con đường ngắn nhất: trong điều kiện giá cả hàng hoá tương đương, mua hàng ở gần nhất.
        • Tiết kiệm thời gian: cố gắng giảm thiểu các thủ tục trung gian, tiết kiệm thời gian
        • Tiết kiệm kinh tế: giảm thiểu chi phí mua hàng từ mọi mặt.

        Có rất nhiều con đường để mua hàng, dưới đây là một vài con đường thường thấy:

        • Doanh nghiệp bán buôn thương mại: Ví dụ như rượu, thuốc lá phải mua từ hệ thống chuyên phân phối rượu, thuốc lá. Do hàng hoá doanh nghiệp bán lẻ mua khá nhiều, đôi khi phải mua từ nhiều hệ thống tổ chức khác nhau.
        • Doanh nghiệp sản xuất: trực tiếp liên lạc để nhập hàng từ doanh nghiệp sản xuất, có thể giảm bớt được khâu trung gian, giảm chi phí lưu thông, lại có thể mở rộng nguồn hàng, tăng khả năng lựa chọn sản phẩm.
        • Thị trường giao dịch bán buôn: ở đây tập trung lượng lớn hàng hoá, ưu điểm là nhiều sự lựa chọn, đầy đủ chủng loại, khuyết điểm là khó đảm bảo chất lượng.

        Quy trình mua hàng

        1. Lập danh sách hàng hoá cần nhập, liệt kê chi tiết yêu cầu về sản phẩm.
        2. Lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng các yếu tố liên quan tới cung cấp sản phẩm.
        3. Tham khảo giá thị trường, so sánh giá của các nhà cung cấp, lấy đó làm cơ sở của giá mua hàng.
        4. Xem hàng mẫu, dựa vào hàng mẫu mua hàng.
        5. Thương lượng giá sản phẩm với nhà cung cấp.
        6. Gửi hợp đồng mua hàng.
        7. Kiểm tra giấy tờ hoá đoan của sản phẩm.
        8. Nhận hàng, kiểm hàng, nhập kho, ghi chép tư liệu.
        9. Theo dõi quản lý, căn cứ tình hình tiêu thụ sản phẩm, điều chính vị trí, diện tích bày hàng, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.

        Phương thức mua hàng

        Doanh nghiệp bán lẻ phải căn cứ vào đặc điểm khác nhau của con đường nhập hàng và nguồn hàng của các loại sản phẩm, kết hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, để áp dụng phương thức mua hàng tương ứng.

        Phương thức nhập hàng chủ yếu có:

        1. Nhập hàng thống nhất tập trung:

        Do giám đốc doanh nghiệp bán lẻ hoặc phòng ban mua hàng toàn quyền phụ trách nhập hàng, các bộ phận chỉ phụ trách điền đơn đặt hàng và tiêu thụ.

        Đặc điểm:

        • Tiết kiệm chi phí, ít người chịu trách nhiệm mua hàng.
        • Thống nhất sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí.
        • Tránh phân tán con đường nhập hàng, có ưu thế chiết khấu khi nhập lượng hàng lớn.
        • Giúp các phòng ban tập trung, thực hiện tốt công việc tiêu thụ hàng.

        Đương nhiên, nhập hàng tập trung cũng có nhược điểm, ví dụ như nhập hàng và tiêu thụ không liên kết, cung không đáp ứng được nhu cầu, tăng thủ tục điều tiết hàng nội bộ. Do vậy phải tăng cường tính kế hoạch của việc mua hàng.

        Phương thức này phù hợp với những doanh nghiệp bán lẻ quy mô nhỏ, doanh nghiệp quy mô lớn không nên sử dụng.

        1. Nhập hàng phân tán độc lập

        Phương thức này do các bộ phận khác nhau phụ trách nhập hàng. Doanh nghiệp bán lẻ chỉ khống chế sự cân đối tổng thể, căn cứ tình hình tiêu thụ của sản phẩm để điều tiết phân phối và sử dụng vốn.

        Ưu điểm:

        • Các bộ phận hiểu rõ động thái tiêu thụ của bộ phận mình, nắm rõ sở thích của người tiêu dùng, giúp kịp thời tổ chức tiêu thụ những sản phẩm bán cạy, tiết kiệm thời gian.
        • Tăng tốc độ quay vòng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
        • Phát huy toàn diện tính chủ động và tích cực của các bộ phận và nhân viên kinh doanh.

        Nhược điểm:

        • Nghiệp vụ mua hàng phân tán, khó quản lý.
        • Cần nhiều nhân lực, tài lực, làm tăng chi phí.
        • Tăng trách nhiệm nhập hàng của nhân viên kinh doanh, bất lợi cho tăng cường chất lượng dịch vụ.
        • Nhập hàng phân tán độc lập thích hợp với những doanh nghiệp bán lẽ quy mô lớn và nhập hàng gần.
        1. Nhập hàng tập trung kết hợp phân tán

        Phương thức này thường phù hợp cho doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn. Có đặc điểm là: khi nhập hàng gần sẽ do các bộ phận phân tán nhập hàng, khi nhập hàng xa thì do doanh nghiệp tập trung nhập hàng. Phương thức tổng hợp này giúp ích cho doanh nghiệp bán lẻ thống nhất sử dụng vốn và tổ chức nhân viên nhập hàng, vừa có thể phát huy sự tích cực của các bộ phận. Nếu khi mua hàng tăng cường tính kế hoạch và ăn khớp thì tạo được hiệu quả mà hai phương thức trên không làm được.

        1. Uỷ thác nhập hàng:

        Phương thức này chủ yếu phù hợp cho doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ. Vì doanh nghiệp quy mô khá nhỏ, chủng loại hàng khá nhiều mà lượng nhập lại ít, cộng với thủ tục phức tạp, không có nhân viên chuyên nhập hàng, nên uỷ thác cho trung gian mua hàng, chi trả phí đại lý là được. Khi dùng phương thức này bắt buộc phải kiểm tra nghiêm ngặt chất lượng, quy cách và chủng loại sản phẩm khi mua, kiên quyết trả hàng với những hàng hoá không đạt yêu cầu.

        Chiến lược mua hàng

        Với doanh nghiệp bán lẻ, nếu vận dụng hiệu quả chiến lược mua hàng, không chỉ có được nguồn hàng chất lượng mà còn đảm bảo sự ổn định của lợi nhuận doanh nghiệp.

        1. Chiến lược nhập hàng ở thị trường của bên mua:

        Tức trên thị trường nguồn hàng cung lớn hơn cầu, doanh nghiệp bán lẻ nắm vị trí chủ đạo. Khi này, doanh nghiệp bán lẻ có thể dựa vào quyền chủ động lựa chọn sản phẩm, tập trung sức lực vào việc tiêu thụ sản phẩm, tuân thủ nguyên tắc, nhập hàng dựa theo lượng tiêu thụ và theo nhu cầu, nhập đều bán nhanh, tăng tốc độ quay vòng vốn, tiết kiệm chi phí mua hàng, nâng cao lợi nhuận.

        1. Chiến lược nhập hàng ở thị trường của bên bán:

        Tức trên thị trường nguồn hàng cung nhỏ hơn cầu, lượng cung sản phẩm ít, bên cung cấp hàng nắm vị trí chủ đạo. Khi này, doanh nghiệp bán lẻ bắt buộc phải tập trung sức lực để làm tốt khâu nhập hàng để đảm bảo nguồn hàng ổn định và đầy đủ. Chiến lược chủ yếu gồm:

        • Mở rộng con đường nhập hàng, liên hệ nhiều nhà cung cấp.
        • Liên kết với doanh nghiệp sản xuất, cung cấp vốn và thiết bị cho họ.
        • Có ưu đãi với nhà sản xuất hoặc bên cung hàng, như cửa hàng hỗ trợ tiền vận chuyển, tới lấy hàng tận nơi, hỗ trợ quảng cáo v.v…
        1. Chiến lược nhập hàng với những sản phẩm có chu kỳ khác nhau:

        Sản phẩm có chu kỳ tồn tại từ khi được nghiên cứu phát triển cho tới khi tiêu thụ, gồm thời kỳ thử tiêu thụ, thời kỳ phát triển, thời kỳ chín muồi và thời kỳ suy thoái. Sản phẩm ở những giai đoạn khác nhau thì chiến lược nhập hàng cũng khác nhau.

        • Thời kỳ thử tiêu thụ có thể nhập lượng ít, tới khi thị trường tiếp nhận rồi nhập lượng lớn.
        • Thời kỳ phát triển sản phẩm được tiêu thụ tốt, nên tích cực nhập nhiều hàng, tận dụng quảng cáo thúc đẩy tiêu thụ.
        • Thời kỳ chín muồi sản phẩm tiếp tục được thị trường coi trọng, có thể nhập lượng lớn, sau đó sẽ dần bị sản phẩm mới thay thế, nên có kế hoạch đào thải dần.
        • Thời kỳ suy thoái không nên nhập hàng, hoặc nhập lượng ít căn cứ theo nhu cầu thị trường, đồng thời có kế hoạch dùng sản phẩm mới thay thế, để khách hàng dần tiếp nhận sản phẩm mới.

        Những điều cần chú ý khi mua hàng

        1. Đừng mắc lừa chiêu giá rẻ: Nếu bên cung ứng bán cho bạn hàng với giá thấp hơn hẳn so với giá thị trường thì chắc chắn hàng có vấn đề. Người nhập hàng không được tham rẻ, nếu lấy giá rẻ làm mục tiêu thì sẽ có những hậu quả sau:
        • Làm rối loạn phân phối tiền vốn của cửa hàng bán lẻ: Vì những chi tiêu khẩn cấp hoặc quá dự kiến sẽ phải miễn cưỡng tập hợp tiền vốn, sau này sẽ tạo nên trở ngại nhiều hơn về mặt vốn và chi trả.
        • Làm rối loạn kế hoạch nhập hàng: chi tiêu bất ngờ để mua hàng giá rẻ, khi cần mua hàng hoá khác sẽ bị ảnh hưởng do thiếu vốn, gây rối loạn kế hoạch mua hàng bình thường.
        • Làm rối loạn quản lý tồn kho: hàng giá rẻ thường sẽ không dễ tiêu thụ, tuy có thể may mắn bán được một phần nhưng khó bán hết. Tới cuối cùng cchs duy nhất là lại hạ giá thấp hơn nữa để dọn kho.
        • Làm rối loạn kế hoạch tiêu thụ hàng hoá: do nôn nóng muốn bán những sản phẩm này đi nên thường tập trung tinh thần cho nó, bỏ qua mất những sản phẩm khác, đồng thời tích cực quảng bá cho sản phẩm giá rẻ, rất có thể đánh mất cơ hội tiêu thụ hàng hác. Nghiêm trọng nhất là ảnh hưởng uy tín.
        1. Không được coi thường bao bì đẹp:

        Bao bì của sản phẩm cũng giống như một bộ quần áo, có bao bì đẹp mọi người sẽ có thiện cảm, bao bì xấu khách hàng sẽ có ấn tượng không tốt.

        Do đó có những thương nhân trả thù lao cao để mời người thiết kế bao bì thật đẹp cho sản phẩm của mình.

        Có một nguyên tắc là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nếu tốn nhiều tiền cho bao bì nhưng trong chỉ là hàng kém chất lượng thì đó coi như hành vi lừa đảo rồi.

        Đôi khi khách hàng sẽ đánh giá sản phẩm qua bao bì của nó. Cùng một loại sản phẩm, cùng một giá tiền, nhưng một cái dùng túi nilon, một cái dùng hộp giấy nghiêm chỉnh để đóng gói, mọi người đều sẽ cảm thấy phẩm chất, giá cả của cái sau tốt hơn cái trước. Trong các sản phẩm thương mại, dược phẩm và mỹ phẩm đặc biệt coi trọng bao bì. Vì khách hàng không thể nhìn vào thành phần để nhận biết tốt hay không, bao bì sản phẩm luôn sẽ thể hiện được phẩm chất của nó.

        Ba yếu tố quan trọng để đàm phán nhập hàng

        Nhập hàng không chỉ là một nghiệp vụ quan trọng của các cửa hàng bán lẻ, mà còn là một nghệ thuật trong thương mại, trong đó khả năng đàm phán là cực kỳ quan trọng. Đàm phán nhập hàng tốt sẽ luôn khiến khách hàng nhận được ưu đãi lớn nhất, đồng thời cũng giúp cửa hàng và nhà cung cấp được khách hàng ưa thích.

        Nội dung cốt lõi trong đàm phán chính là mặc cả, cũng có nghĩa là nhân viên nhập hàng và nhà cung cấp đàm phán về giá cả hàng hoá và điều kiện giao dịch.

        Từ góc độ lợi ích của doanh nghiệp, tâm thế khi đàm phán của hai bên là khác nhau: bên cung ứng mong muốn bán được hàng hoá với giá đã ghi trên báo giá, còn bên cửa hàng thì yêu cầu giá chiến khấu để có lợi nhuận cao hơn.

        Bên mua làm thế nào để đạt được mục đích cần phải liên tục đúc rút kinh nghiệm trong đàm phán, thông thường một nhân viên nhập hàng cần làm tốt các việc sau:

        1. Chuẩn bị sẵn sàng trước khi đàm phán:

        Cần thiết phải tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng, việc này không khó nhưng quan trọng là phải xác định nhà cung ứng thuộc nhà bán buôn cấp nào. Rất nhiều đại lý phổ biến toàn quốc, hoặc khu vực hoặc địa phương. Trước khi đàm phán phải xác lập ít nhất 2 mục tiêu có thể đàm phán, một là mục tiêu lý tưởng, tức là bên mình có ợi, một là mục tiêu hai bên cùng có lợi. Đi đàm phán cần có đầy đủ tư liệu liên quan, ví dụ như báo cáo khảo sát thị trường, tờ rơi về đối thủ cạnh tranh, hợp giồng, sổ bút, máy tính, các loại giấy tờ chứng nhận.

        Đưa ra trọng điểm trong đàm phán

        • Trước tiên phải lịch sự, ăn mặc phù hợp, đúng giờ, đến địa điểm đàm phán sớm 5 phút, phải tự tin.
        • Thông qua việc đưa ra câu hỏi để lấy thông tin từ câu trả lời của đối phương, dẫn dắt nhà cung cấp đưa ra thứ bạn cần.
        • Chủ động nắm giữ quá trình đàm phán.
        • Nhấn mạnh hợp tác, kết quả của đàm phán cuối cùng có 4 loại: một bên có lợi, một bên thua thiệt, hai bên cùng có lợi, hai bên cùng thua thiệt. Và sự hợp tác chúng ta vẫn đề cao đó là hợp tác song phương trên cơ sở tin tưởng, thân thiện, hai bên cùng có lợi.
        • Xử lý tranh chấp một cách ổn thoả, khi bên cung cấp quá nhấn mạnh lý do hoặc đưa ra điều kiện quá khó khăn, có thể giữ im lặng trong một khoảng thời gian ngắn trước, rồi hỏi lý do, đồng thời đưa ra lý do phản bác một cách hợp lý, chứng minh rõ ràng điều kiện của đối phương là không hợp lý, không thể chấp nhận và đưa ra giới hạn của mình, cuối cùng thẳng thắn cho đối phương biết nếu không thể cung cấp hàng thì sẽ mất đi một thị phần nhất định. Thông thường như vậy sẽ có được kết quả khá lý tưởng.
        1. Sau khi đàm phán cần theo sát hiệu quả

        Việc đàm phán mua hàng kết thúc không có nghĩa là công việc nhập hàng đã xong.

        Một nhân viên mua hàng chuẩn mực còn phải theo sát một số công việc phát sinh từ mua hàng, bao gồm nắm được chất lượng, giá cả, nhãn hiệu, nơi sản xuất của hàng hoá có giống với hàng mẫu không, có thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng hay không, hàng hoá sau khi bán ra phản ứng của thị trường như thế nào, tiêu thụ có thuận lợi không, có phù hợp nhu cầu thị trường không, chất lượng của hàng hoá có phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, ngành nghề và của doanh nghiệp, ngoài ra còn phải theo sát hiệu quả sau đàm phán từ 6 phương diện sau:

        (1) Hàng hoá có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không, mức độ hài lòng của khách hàng như thế nào.

        (2) Tổng lượng nhập hàng, kết cấu hàng hoá có phù hợp không.

        (3) Chất lượng hàng hoá có ổn định không, có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng không.

        (4) Nguồn hàng có phải được nhập từ gốc.

        (5) Dịch vụ sau mua hàng có tốt, có tin cậy không, có phản ứng nhanh với khiếu nại không, bồi thường có đơn giản tiện lợi.

        (6) Có giao hàng đúng thời hạn không, lượng hàng cung cấp có sai lệch không, thời gian giao hàng có phù hợp không, có đảm bảo tiêu thụ bình thường trong thời gian cần nhập hàng không, giao hàng quá sớm sẽ gây áp lực cho kho bãi, giao hàng quá muộn sẽ gây thiếu hàng.

        Yêu cầu về chức trách của nhân viên mua hàng

        Doanh nghiệp bán lẻ có yêu cầu rất cao đối với một người mua hàng, cần phải đào tạo nhân viên mua hàng để nâng cao tố chất năng lực của họ.

        1. Một nhân viên mua hàng của doanh nghiệp bán lẻ có những chức trách chính sau:
        • Đảm bảo cung ứng hàng hoá: nắm bắt tình hình tiêu thụ của các loại sản phẩm, sẵn sàng để nhập hàng bất cứ lúc nào.
        • Lập kế hoạch mua hàng: Theo định kỳ thông thường nửa tháng hoặc một tháng, lập kế hoạch mua hàng, bao gồm lựa chọn loại hàng hoá, giá cả, số lượng, nhà cung cấp mặt hàng đó.
        • Nhập hàng: bao gồm tham khảo giá, mặc cả, thương lượng điều kiện mua bán, giao hàng.
        • Quản lý nghiệp vụ hàng hoá: gồm kiểm tra tình hình tiêu thụ hàng, nắm bắt các mặt hàng bán chạy, bán chậm, xử lý hàng tồn, kiểm kê.
        • Hỗ trợ tiêu thụ hàng hoá: lập kế hoạch quảng cáo hàng hoá, hạ giá, điều tra thị trường, nắm bắt động thái của người tiêu dùng và các biện pháp tiêu thụ, chiến lược kinh doanh của đối thủ.
        • Đào tạo nhân viên dịch vụ: hỗ trợ đào tạo nhân viên để họ nắm rõ tính năng, đặc điểm của sản phẩm, có kiến thức về sản phẩm, thúc đẩy tiêu thụ.
        1. Yêu cầu về tố chất của nhân viên nhập hàng:
        • Có kiến thức phong phú về hàng hoá.
        • Trao đổi, giao tiếp với các phòng ban hiệu quả.
        • Nắm rõ tình hình kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp.
        • Giỏi mặc cả, dàm phán.
        • Có tinh thần kính nghiệp, chịu thương chịu khó.
        • Tố chất sức khoẻ tốt.
        • Có khả năng phán đoán, đưa ra chiến lược tốt.

        Quy trình nhập hàng

        Quy trình nhập hàng của một doanh nghiệp lưu thông hàng hoá có thể phân thành: chuẩn bị, quyết  sách, kết nối cung cầu và nhập hàng.

        1. Giai đoạn chuẩn bị:
        2. Thu thập thông tin: Trước khi có quyết định về nhập hàng, doanh nghiệp lưu thông hàng hoá cần phải tăng cường thu thập thông tin trong và ngoài, còn phải chỉnh lý, tổng hợp và phân tích những thông tin đó, đặt nền móng cho việc ra quyết định.

        (1) Thông tin nội bộ chủ yếu gồm:

        • Nắm rõ lượng sản xuất kinh doanh trong thời gian kế hoạch để so sánh phân tích lượng hoàn thành nhiệm vụ thực tế của các kỳ trước đó, nắm rõ đặc điểm và sự thay đổi tăng giảm trong giai đoạn kế hoạch.
        • Tìm hiểu thông tin lịch sử tiêu thụ (hoặc tiêu hao), nhập hàng, tồn kho của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, để tìm ra quy luật, tổng kết kinh nghiệm, để trển khai công việc sau này.
        • Nắm rõ tính năng và đặc điểm của các loại hàng hoá của doanh nghiệp để biết yêu cầu về điều kiện vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá, và khả năng thay thế bằng hàng hoá khác.

        (2) Thông tin bên ngoài chủ yếu gồm:

        • Thông tin thị trường, như phương châm chính sách, quy định pháp luật liên quan, hiện trạng và viễn cảnh phát triển kinh tế, kỹ thuật mới, công nghệ mới, khai thác và ứng dụng hàng hoá mới, khả năng sản xuất kinh doanh của các đơn vị cạnh tranh, thị phần, các con đường tiêu thụ, tình hình chiến lược quảng bá hàng hoá.
        • Tình hình cung cầu của các loại hàng hoá. Những loại hàng nào cung lớn hơn cầu, hàng nào cung nhỏ hơn cầu, loại hàng nào bán chạy, loại hàng nào bán chậm, loại hàng nào biến động giá do thay đổi cung cầu.
        • Tình hình của nhà cung cấp. Chủng loại, chất lượng, giá cả, phí vận chuyển, dịch vụ, khả năng cung ứng của những hà cung cấp có thể cung ứng hàng cho doanh nghiệp mình.
        1. Chuẩn bị điều kiện thực hiện: là việc sắp xếp tổ chức nhân lực, vật lực và tiền vốn để nhập hàng.

        (1) Nhân lực: cần phải có cơ cấu tổ chức nhập hàng, trong cơ cấu tổ chức này có nhân viên chuyên nhập hàng, còn phải có cơ chế nhập hàng nghiêm ngặt.

        (2) Vật lực: hàng hoá khi nhập phải trải qua các khâu vận chuyển, bốc dỡ, kiểm nghiệm mới tới được doanh nghiệp. Quá trình này cần có phương tiện vận chuyển, thiết bị bốc dỡ, máy kiểm nghiệm v.v… Sau khi hàng hoá tới doanh nghiệp, cần có nơi cất trữ hàng như kho hoặc giá để hàng.

        (3) Tiền vốn: vốn để nhập hàng là điều kiện căn bản để thực hiện nhập hàng, tổ chức tiền vốn bao gồm việc tập trung vốn, phân phối vốn, quay vòng vốn và tăng vốn.

        1. Giai đoạn đưa ra quyết sách:Giai đoạn này phải đưa ra các chính sách, chiến lược về lựa chọn loại hàng hoá, quy cách sản phẩm, chất lượng, số lượng, thời gian đặt và nhận hàng, phương thức nhập hàng, nhà cung cấp.

          Giai đoạn quyết sách cần giải quyết các câu hỏi sau:

          • Nhập mặt hàng gì? Tức quyết định chủng loại, quy cách và chất lượng hàng hoá định nhập.
          • Nhập bao nhiêu hàng? Tức quyết định tổng lượng hàng nhập của các loại hàng hoá.
          • Nhập hàng của ai? Tức lựa chọn nhà cung cấp.
          • Nhập hàng như thế nào? Tức lựa chọn phương thức nhập hàng. Ví dụ như mua hàng có sẵn hay làm hợp đồng mua trong tương lai? Cùng loại hàng hoá mua từ một hay nhiều nhà cung cấp? Nhập theo số lượng hay theo kỳ hạn?
          • Một lần nhập bao nhiêu? Tức quyết định lượng hàng trong một lô hàng.
          • Khi nào nhập? Tức quyết định thời gian hỏi hàng và thời gian nhập hàng về.
        2. Giai đoạn kết nối cung cầu:

        Giai đoạn này là quá trình phòng ban quản lý mua hàng của doanh nghiệp căn cứ vào chiến lược nhập hàng và kế hoạch nhập hàng, đàm phán với nhà cung cấp, làm thủ tục nhập hàng, ký kết hợp đồng mua hàng. Quá trình này cần chú trọng chiến lược đàm phán, tuân thủ nguyên tắc của hợp đồng mua hàng.

        Chiến lược đàm phán. Dù là mua hàng có sẵn hay đặt trước thì nhân viên nhập hàng đều phải đàm phán với nhà cung cấp.

        Chiến lược đôi bên cùng có lợi: Nhân viên nhập hàng vừa cố giảm chi phí nhập hàng vừa phải suy tính tới lợi nhuận hợp lý của nhà cung cấp. Nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp vừa cố tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp vừa phải suy tính tới chi phí nhập hàng của bên mua hàng. Người đàm phán của hai bên cung cầu muốn đàm phán hiệu quả phải giữ thái độ hai bên cùng có lợi, đặt trọng điểm đàm phán vào lợi ích chung, vì điểm chung là cơ sở của mọi cuộc đàm phán, càng có nhiều điểm chung thì đàm phán càng dễ thành công.

        Chiến lược hợp tác dài hạn: hiện nay nhân viên nhập hàng và nhân viên kinh doanh đã vào thời đại liên minh chiến lược và hợp tác dài hạn, có lợi cho cả hai bên. Do vậy khi đàm phán hai bên cần chú trọng hợp tác lâu dài.

        Ký kết hợp đồng mua bán: khi làm thủ tục mua hàng, ký kết hợp đồng mua bán cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

        • Thương lượng nhất trí: không bên nào được cưỡng ép ý muốn của mình cho đối phương, ký kết hợp đồng bất công; cũng không được dùng các thủ đoạn lừa dối ép đối phương ký hợp đồng.
        • Bình đẳng hai bên cùng có lợi. Hai bên ký kết hợp đồng có quyền lợi, nghĩa vụ bình đẳng, công bằng và hợp lý.
        •  Tuân thủ pháp luật. Hợp đồng phải phù hợp với pháp luật liên quan trong nước và quốc tế.
        1. Giai đoạn tiến hành nhập hàng
        2. Quản lý hợp đồng mua bán. Chỉnh lý phân loại hợp đồng mua bán đã ký, kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện hợp đồng.
        3. Nhận hàng. Căn cứ thông báo giao hàng để nhận hàng.
        4. Kiểm hàng nhập kho. Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá, sau khi đạt yêu cầu làm thủ tục nhập kho.
        5. Thanh toán. Sau khi kiểm hàng nhập kho, thông báo phòng tài vụ làm thủ tục thanh toán.
        6. Xử lý vấn đề. Nếu phát hiện hàng hoá có tổn hại, thiếu hụt, căn cứ quy định trong hợp đồng kịp thời đòi bồi thường hoặc từ chối thanh toán.
        7. Thông báo cho phòng kinh doanh đã giao hàng để họ nắm tình trạng tồn kho.

        Nội dung nghiệp vụ nhập hàng

        1. Tìm nguồn cung ứng hàng và phân tích thị trường.
        2. Đàm phán với nhà cung cấp, sắp xếp tham quan xưởng, xây dựng dữ liệu về nhà cung cấp.
        3. Yêu cầu báo giá, đàm phán giá.
        4. Nhận những vật liệu cần.
        5. Kiểm chứng số lượng và chất lượng vật liệu vào xưởng.
        6. Xây dựng số liệu cần thiết cho nghiệp vụ nhập hàng.
        7. Nắm rõ xư thế thị trường, tìm kiếm số liệu về cung ứng thị trường, giá cả nhu cầu để phân tích chi phí.
        8. Dự phòng và xử lý hàng chờ và hàng bỏ.

        Phân loại nhập hàng

        1. Căn cứ phương thức nhập hàng:

        Có thể chia thành nhập hàng trực tiếp, nhập hàng uỷ thác và nhập hàng chỉ định. Nhập hàng trực tiếp là nhập hàng từ xưởng cung cấp. Nhập hàng chỉ định là điều động hàng thừa cho nhau để dùng.

        1. Căn cứ tính chất nhập hàng:

        Có thể chia thành: nhập hàng công khai và nhập hàng bí mật, nhập hàng lượng lớn và nhập hàng lượng ít, nhập hàng đặc biệt và nhập hàng phổ thông, nhập hàng thông thường và nhập hàng đầu cơ, nhập hàng kế hoạch và nhập hàng theo thị trường.

        1. Căn cứ thời gian nhập hàng:

        Có thể chia thành nhập hàng dài hạn cố định và nhập hàng không cố định, nhập hàng theo kế hoạch và nhập hàng khẩn cấp, đặt hàng trước và nhập hàng có sẵn.

        1. Căn cứ phương thức đặt hàng:

        Có thể chia thành nhập hàng bằng văn bản và nhập hàng qua điện thoại, nhập hàng qua thư/điện báo và nhập hàng thử.

        1. Căn cứ phương pháp quyết định giá:

        Có thể chia thành:

        1. Nhập hàng bằng mời thầu: Là đăng báo chi tiết tất cả các yêu cầu (như tên hàng, quy cách, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, điều khoản phạt, phí tham gia thầu, tư cách nhà thầu, thời gian mở thầu…) Bên tham gia thầu căn cứ vào điều kiện đó, trong thời gian quy định đặt cọc tham dự thầu. Phương pháp này bắt buộc phải có ít nhất 3 nhà thầu tham gia đấu thầu. Sau khi mở thầu, nhà thầu nào có báo giá cao nhất là trúng thầu, nhưng khi báo giá trúng thầu vẫn thấp hơn giá sàn thì nhân viên nhập hàng có quyền huỷ thầu hoặc đàm phán lại giá với sự đồng ý của người giám sát thầu.
        2. Nhập hàng sau khi tham khảo giá: nhân viên nhập hàng chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, nói rõ điều kiện mua hàng, đồng thời hỏi báo giá, so sánh xong thì mua hàng với giá đó.
        3. Nhập hàng so sánh giá: nhân viên nhập hàng hỏi báo giá của một vài nhà cung cấp, sau khi so sánh thì lựa chọn nhà cung cấp để nhập hàng.
        4. Nhập hàng giá hiện tại: khi số lượng hàng mua không phải chỉ 1, 2 nhà cung cấp là có thê cung cấp hết được, ví dụ như cà vạt của đường sắt hoặc lá thuốc cho tập đoàn rượu bia thuốc lá, hoặc loại hàng này trên thị trường đang thiếu hụt, có thể mua ngay với giá thị trường hiện tại.
        5. Căn cứ nơi nhập hàng:

        Có thể chia thành nhập hàng trong nước hoặc nhập hàng quốc tế.

        Giáo SưĐã trả lời vào 13/03/2019
        Thêm bình luận
        Câu trả lời của bạn
        Khi tham gia trả lời bạn phải đồng ý với các điều khoản trên web site của chúng tôi: privacy policy and terms of service.